Ao habilitar uma empresa no sistema OneFlow para o módulo de Folha de Pagamento, grande parte das informações necessárias para o processamento da folha é criada automaticamente. Isso inclui, por exemplo, obrigações, tabelas oficiais e cadastros padrões, além da importação de dados diretamente do ambiente do eSocial para complementar os dados dos trabalhadores.
No entanto, algumas configurações específicas ainda precisam ser revisadas e preenchidas para garantir o correto funcionamento do sistema e evitar inconsistências durante o processamento da folha.
Pensando nisso, o OneFlow disponibiliza o Assistente de Configuração, uma funcionalidade que identifica automaticamente os pontos pendentes e orienta você, de forma simples e guiada, na finalização dessas etapas.
Ao acessar o assistente, o sistema irá apresentar as configurações que ainda precisam ser ajustadas, permitindo que você realize os ajustes necessários de forma rápida e segura.
💡Dica!
O Assistente vai lhe conduzir em cada etapa do processo e somente permitirá avançar para a próxima etapa se os requisitos necessários forem atendidos nas etapas anteriores:
1 - Oneflow
2 - Importação eSocial
3 - Configurações
4 - Cadastros complementares
5 - Obrigações
6- FIM
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Iniciando o Assistente de Configurações
1) No OneFlow, acesse o dashboard "Minhas Empresas" e clique na opção "Abrir Folha(2)" da empresa que irá iniciar .
⚠️Importante!
Acesse a empresa na "competência (3)" em que a mesma foi habilitada para início de utilização no OneFlow.
2) O sistema apresentará a tela, com as orientações iniciais.
O Assistente irá observar se já foi realizado o treinamento gravado sobre o módulo folha. Esse passo é muito importante para que você conheça o sistema que irá executar os processos de folha de pagamento.
Clique aqui para ver as orientações para acessar os treinamentos gravados:
Clique na opção orientada para seguir para a próxima etapa:
Importando os dados do eSocial
Nesta etapa, será feita a configuração para processo de importação. É necessário informar o "certificado digital da empresa (2)", pois ele será utilizado para acessar o ambiente do eSocial, permitindo tanto a importação dos dados já existentes quanto o envio automático das obrigações.
Informe "SIM" no campo: "Já transmitiu informações para o eSocial (1)"
Caso a empresa já tenha iniciado o envio de informações ao eSocial por meio de outro sistema, o OneFlow realizará a importação dos dados existentes no ambiente do eSocial. Esse processo facilita significativamente a migração, garantindo a continuidade das transmissões já iniciadas.
Além disso, essa importação é obrigatória nesses casos, pois o sistema precisa identificar os eventos já enviados anteriormente para dar sequência correta às transmissões.
Se a empresa ainda não realizou nenhum envio ao eSocial, selecione a opção correspondente informando que não houve transmissão (1). Dessa forma, o sistema não habilitará o processo de importação e permitirá avançar para a próxima etapa.
⚠️Importante!
Caso já tenha ocorrido qualquer envio ao eSocial — mesmo que apenas os eventos iniciais, como dados do empregador ou estabelecimento — selecione a opção “Sim”. Assim, o sistema poderá localizar e importar essas informações automaticamente.
1 - informando o Certificado digital
1.2) Para a comunicação do OneFlow com o eSocial e as integrações das informações entre os sistemas, é necessário que seja feito o upload do certificado digital da empresa.
Clicando em certificado digital, o sistema irá apresentar as "opções (1)"
Usar o mesmo certificado digital caso você utilize o OMIE ERP
Usar o mesmo certificado digital do escritório de contabilidade (e-CNPJ)
Utilizar mesmo o certificado digital de outro procurador .
A modalidade (Outro procurador) é comum quando você tem o procurador que utiliza o certificado digital pelo CPF.
Para as opções acima, não é necessário realizar o upload do certificado nesta etapa, pois o sistema irá considerar automaticamente o certificado já configurado nas Configurações Gerais do escritório.
1.2) Para incluir o certificado digital da própria empresa, clique na opção: "Importar meu certificado Digital (Modelo A1) (2)
1.3) Faça Upload do arquivo do certificado
1.4) Informe a "Senha(1)" e clique na opção "Concluir (2)"
2 - Importando os dados para o eSocial
2.1) Após vincular o certificado digital clique na opção "Clique aqui para iniciar o processo de importação dos dados que estão no eSocial (3)
⚠️Importante!
Esse processo tem a dependência do ambiente externo do eSocial, portanto se houver lentidão na resposta ou eventuais bloqueios no acesso, esse processo poderá demorar até 24 horas.
Clique na opção "importação eSocial " e o sistema irá iniciar o processo de busca de dados. Nessa tela, você poderá acompanhar a quantidade de registros e a situação de cada um dos cadastros, ou seja, se o download já foi solicitado, se está aguardando retorno do eSocial, e se o processo já está concluído com sucesso! E esse é o melhor dos retornos, porque para esses, você já poderá visualizar os detalhes a partir dessa mesma tela, com um duplo clique sobre cada item.
Se houver itens inconsistentes, clique para ver mais detalhes
💡Dica!
O sistema localiza no eSocial os últimos períodos de descanso de férias de cada funcionário, porém no esocial a informação de período aquisitivo não é obrigatório e para esses casos, será necessário vincular os períodos aquisitivos correspondentes aos períodos de descanso das férias.
Caso não desejar informar todos os períodos de férias, tem a opção de informar apenas o mais recente para que o OneFlow dê sequencia aos processos de férias a partir do próximo período de férias em aberto e os demais períodos importados podem ser excluídos.
Configurando as informações de Folha
Aqui estão as configurações iniciais , como dados da empresa, Tipos de Folha de pagamento, que serão processadas e Tabelas padrões que são criadas pelo sistema no momento da habilitação da empresa.
1) Se a empresa não possui vínculos de trabalhadores, informe "NÃO" no campo: "A empresa possui vínculos de trabalhadores para gerar folha de pagamento (1)" . Desse modo, o sistema não exigirá o preenchimento referente aos tipos de folha processadas.
2) Configurações
Caso as informações sejam importadas do eSocial, não será necessário o preenchimento das configuração, porém é importante acessar essa etapa para certificar-se de que os dados estão corretos.
Se for uma empresa nova será necessário fazer o preenchimentos dos campos.
clique nas setas disponíveis em cada campo e selecione a opção correspondente.
💡Dica!
Se essa empresa já foi criada por outro módulo, Fiscal ou contábil os dados são compartilhados entre todos os módulos
3) Tipos de Folha
Configure os tipos de folha que o sistema irá processar para os trabalhadores.
3.1) Clique na opção : "Clique aqui para definir ou consultar os tipos de Folha que serão processadas"
3.2) Na Aba, "Tipos de Folha (1), clique duplo sobre o tipo de folha para inserir as configurações:
⚠️Importante!
Se houver funcionários configure as opções:
Mensal
Férias
Adiantamento (Se houver)
13º salário (Todas as parcelas que houver)
💡Dica!
O sistema já apresenta uma configuração padrão, para cada tipo de folha, seguindo o padrão orientado pela legislação vigente, porém você poderá alterar, se desejar.
3.3) Folha mensal
Na Folha mensal, opção "Configurações" Veja as configurações sugeridas pelo sistema.
Campo: "Regime de pagamento (1)"
Regime de pagamento - Caixa | Regime de pagamento - Competência |
Essa opção deve ser configurada quando a remuneração mensal do trabalhador será paga na competência imediatamente subsequente; | Essa opção deve ser configurada quando a remuneração mensal do trabalho será paga dentro da própria competência |
Deve ser informado no campo de data de Pagamento 5º dia útil Cálculo e fechamento – Mês posterior a competência. | Deve ser informado na Data de Pagamento, o 30º dias corridos. Cálculo e fechamento – Mês de Competência. |
No campo “Arredondamento (2)”, informe se deseja que o valor líquido dos recibos de pagamento seja arredondado por unidade de real, dezena, ou se não haverá arredondamento.
Atualmente, com a predominância do pagamento de salários por meio de crédito bancário, essa opção tornou-se, na maioria dos casos, dispensável.
No campo “Cálculo e Fechamento (3)”, é possível definir se o sistema realizará o cálculo automático dos recibos ou o cálculo e fechamento automático da folha.
Ao optar pelo cálculo automático, o sistema executará essa operação automaticamente nas datas previamente configuradas nos respectivos campos de "prazo (4)".
Clicando nas "Lupas (5)", serão apresentadas as datas apuradas conforme a configuração. O sistema apresentará o respectivo dia, mês e ano correspondente.
Nos Campos : "Comissões OMIE ERP (6)"
Permite integrar os valores da folha com o sistema ERP:
Integrar os valores: habilita o envio dos valores de comissões do sistema financeiro
Demais campos:
Período (dia inicial e final)
Tipo de integração
Rubrica para lançamento
Na Aba, "Cálculo (1)" , são definidos os critérios utilizados pelo sistema para o cálculo dos recibos de pagamento proporcional para os mensalistas e para o cálculo dos recibos de trabalhadores horistas.
Após verificar os campos, clique na opção "Salvar (2)"
4) Tabelas Oficiais padrões
O sistema executa a criação das tabelas padrões OneFlow automaticamente :
Tipo | Itens |
Tabelas Oficiais | Tabela de INSS Tabela de IRRF (Mnesal e PLR) FPAS e Terceiros CNAE - RAT Salário mínimo Salário família CBO |
Cadastros Padrões | Categorias Feriados Locais - (Geral Administrativo) Rubricas |
Relatórios | Admissionais Desligamentos |
Ocorrências / Desligamentos | Tabelas de Tipos de ocorrências Tabela de motivos de desligamentos
|
Reajustes salariais | Tabela de tipos de reajustes |
Obrigações | Desligamentos DCTF- WEB - Mensal DCTF WEB -13º salário Seguro desemprego Férias Folhas FGTS Mensal FGTS Rescisório Relatório Sindical Controle dos períodos de experiência |
Clique na opção: "Próximo", para seguir para a próxima etapa
Informando os cadastros complementares
Caso seja realizada a importação de dados do eSocial, alguns cadastros serão automaticamente preenchidos. No entanto, existem informações que não são disponibilizadas pelo eSocial e, portanto, deverão ser cadastradas manualmente.
Da mesma forma, se não houver importação, todos os cadastros complementares precisarão ser inseridos.
No campo “A empresa possui apenas trabalhadores sem vínculo empregatício”, informe “SIM” quando se tratar de uma empresa que não possui empregados, apenas vínculos com sócios e autônomos.
Nesses casos, não será necessário realizar o preenchimento dos cadastros de Sindicatos e Jornadas de trabalho.
1) Cadastrando lotações tributárias
A lotação tributária é responsável pela apuração do cálculo previdenciário patronal.
No momento da importação do eSocial, caso essas informações estejam disponíveis, o OneFlow realizará a gravação automaticamente. No entanto, se não forem localizadas, o sistema apresentará esse item como inconsistência, pois se trata de uma informação obrigatória para dar continuidade aos processos da folha de pagamento.
⚠️Importante!
Cada empresa deve possuir, no mínimo, uma lotação tributária, e essa informação será vinculada ao contrato do trabalhador
Na Aba "Dados Tributários", informe o "CNAE preponderante (1)" e a " Alíquota FAP(2)". Essas informações são da empresa.
💡Dica!
Considera-se preponderante, a atividade econômica que ocupa no estabelecimento o maior número de segurados/empregados.
IN RFB 1453 - 02/2014
Clique na opção "Incluir (3)", para informar os dados de lotação tributária de cada estabelecimento.
Após informado, clique na opção "Salvar (4)".
2) Cadastrando Jornadas de Trabalho
A partir do eSocial Simplificado, não existe mais a tabela de jornadas no eSocial. Dessa forma, caso nem todas as informações sejam localizadas, o sistema criará automaticamente o cadastro de jornadas com base no horário informado no cadastro do trabalhador.
No entanto, esse cadastro não conterá todas as informações necessárias, sendo preciso realizar a complementação manual.
O cadastro de Jornadas pode ser criado para jornadas fixas, ou seja, quando a jornada do trabalhador é a mesma de segunda a sexta feira ou por escalas, quando os dias ou horários de trabalhado podem variar conforme a escala do trabalhador. Essas informações serão a base para a impressão dos relatórios do controle de jornada.
⚠️Importante!
Atenção para o preenchimento dos campos: "Horas mensais" e "Horas semanais", essas horas serão utilizados como referência no cálculo dos recibos de pagamento.
2.1) Na tela do Cadastro de Jornadas, clique na opção "Incluir".
2.2) Informe os detalhes da Jornada de trabalho.
💡Dica!
Para mais informações , clique aqui para consultar mais detalhes sobre o controle de Jornada de trabalho
3) Cadastrando os sindicatos das categorias profissionais
No momento da importação eSocial, com base no CNPJ da categoria Sindical informada no cadastro de trabalhador, o sistema cria o cadastro de Sindicatos com os dados principais, porém não tem as informações relacionadas a convenção coletiva, ou acordo coletivo em que o Sindicato determina as regras para os cálculos e controles que devem ser seguidos para os trabalhadores vinculados a respectiva categoria Sindical.
Aqui serão definidas as regras para o cálculo do Descanso semanal remunerado (DSR), médias salariais, adicional por tempo de serviço, entre outras referência para cálculo dos recibos processados para trabalhadores vinculados a esse Sindicato.
💡Dica!
Caso não seja possível localizar o sindicato representativo da categoria, o cadastro de sindicatos permanece obrigatório para empregados. Nessa situação, as regras de cálculo devem ser cadastradas utilizando o CNPJ do Ministério do Trabalho e Emprego (23.612.685/0001-22).
Para mais informações , clique aqui para consultar detalhes sobre como incluir o cadastro de Sindicatos.
3.1) No cadastro de Sindicatos clique na opção "Incluir"
4) Cadastrando Cargos
O cadastro de cargos previamente registrados, facilita muito o processo admissional, onde você vincula o cargo e as informações relacionadas ao cargos serão preenchidas no contrato do trabalhador automaticamente.
Aqui você poderá complementar os cargos localizados no eSocial, ou complementar com novos cargos que serão utilizados na empresa.
4.1) No cadastro de Cargos clique na opção "Incluir"
4.2) Informe os detalhes do cargo e clique na opção "Salvar".
💡Dica!
Para mais informações , clique aqui para consultar detalhes sobre como incluir um novo cargo.
Para as categorias de contribuinte individual, (Sócios e Autônomos), não é necessário incluir Sindicatos e Jornadas de Trabalho.
5) Importando dados complementares
No esocial, não tem todas as informações cadastrais dos trabalhadores, principalmente os cadastros enviados nas últimas versões simplificadas do eSocial.
Para facilitar o processo de preenchimento dos dados complementares , disponibilizamos uma planilha padrão no formato excel para a importação dos campos que não conseguimos fazer a importação do portal do eSocial.
5.1) Clique na opção Planilha para fazer o upload da planilha preenchida
5.2) Preencha os dados dos trabalhadores conforme as colunas disponíveis na planilha.
5.3) Após o preenchimento da planilha. Faça Upload para a gravação das informações.
Para mais informações , clique aqui e veja o artigo contendo mais detalhes:
Informando as Obrigações
As obrigações serão criadas automaticamente no processo de habilitação da empresa
1) Se a empresa possui Omie financeiro é necessário vincular o código de lançamento desse pagamento no contas a pagar. Você só precisará fazer isso apenas uma vez ou, caso a empresa desejar enviar arquivo remessa para o banco com os valores líquidos dos salários, por aqui, você também poderá informar os dados bancários.
As opções devem ser informadas conforme a situação da empresa para que o assistente identifique se deve considerar a etapa concluída, quando não houver integração com o financeiro ou a geração do arquivo remessa.
Se identificado que não possui o sistema Omie os campos serão desabilitados automaticamenste.
Essas definições influenciam diretamente nas funcionalidades disponíveis dos campos seguintes.
5.1 - Recibos
Informe o vínculo para a integração com o contas a pagar do Omie Financeiro.
Se não vai utilizar a integração com o Omie financeiro, selecione a opção: <<Não Gerar Título>>
5.2 - Impostos
Informe a categoria para integração do contas a pagar dos impostos FGTS rescisório e FGTS digital.
Se a empresa for MEI, será habilitado a opção para informar o contas a pagar do DAE (Documento de arrecadação eSocial)
Se a empresa não possui Omie financeiro essa opção ficará desabilitada.
5.3 - Integração com o banco
Caso desejar gerar arquivo remessa com os valores de líquido a pagar para os funcionários , informe um dos bancos já disponíveis ou se você trabalha com um banco que não tem na lista, informe ao nosso suporte técnico para que possamos fazer a inclusão no sistema.
5.4 - eSocial
A opção eSocial, só será habilitada se houver o vínculo do certificado digital, porque é uma condição necessária para a transmissão dos eventos. Se for uma empresa que ainda não iniciou a transmissão dos eventos pelo eSocial, você vai marcar a opção:
"Ativar o eSocial para transmissão dos eventos do OneFlow imediatamente".
Mas, caso o eSocial ainda esteja ativo e sendo transmitido por outro software, marque a opção: "Não ativar o eSocial agora (1)", os eventos ainda estão sendo transmitidos por outro software", para que você não tenha conflito na transmissão dos eventos.
Clique na opção "Salvar e fechar (2)"
Se clicar na opção "Ativar o eSocial para a transmissão dos eventos Oneflow imediatamente", o sistema ativará o esocial na mesma competência de habilitação da empresa no OneFlow e iniciará automaticamente a transmissão dos eventos da carga inicial do eSocial.
Você poderá acompanhar o processo, por meio do CARD da carga inicial.
Clique aqui para ver mais detalhes.
FIM
Prontinho, após passar pelas 5 (cinco) etapas anteriores, clique na opção "Finalizar", o sistema de folha de pagamento OneFlow, está pronto para ser utilizado!
Se você optou por não ativar eSocial , clicando nessa opção (1), você será direcionado para o artigo que contém mais detalhes
