A Central de Geração Contábil permite emitir livros e demonstrações contábeis de forma unificada no OneFlow, possibilitando a geração dos relatórios em PDFs individuais ou em um único arquivo consolidado.

Esse recurso é especialmente utilizado na formação de livros contábeis para autenticação e encadernação, permitindo configurar parâmetros como paginação, numeração dos livros, termos de abertura e encerramento, assinaturas e limite de folhas conforme as exigências da Junta Comercial ou Cartório.

Neste artigo, você verá como configurar os relatórios que serão gerados, definir os parâmetros da emissão unificada, gerar os livros contábeis e entender como funciona o controle automático da numeração dos livros no sistema.

Antes de gerar os livros e demonstrações contábeis de forma unificada, é necessário definir quais relatórios irão compor a geração.

1) Acesse o OneFlow, entre no módulo Contábil (1) e clique em “Abrir Contábil” (2) na empresa que realizará a operação.

2) Acesse o painel de Etapas da empresa (1), localize a coluna ‘5. Obrigações’ e clique em “Gerar” (2).

3) Na aba “O que você quer gerar” (1), selecione os relatórios que deseja emitir de forma unificada (2).

Após definir quais relatórios serão emitidos, o próximo passo será configurar os parâmetros da geração unificada, como período, paginação, assinatura e formato de emissão dos arquivos.

1) Após selecionar os relatórios desejados, clique na aba “Como você quer gerar” (1) para configurar os parâmetros da geração unificada dos livros e demonstrações contábeis.

Nessa tela, estarão disponíveis os seguintes campos:

Empresa (2): ao acessar uma empresa do tipo matriz, este campo ficará habilitado para possibilitar o filtro por estabelecimentos (filiais). Para empresas únicas, permanecerá bloqueado.

Período (3): informe as competências inicial e final que serão consideradas na geração unificada dos relatórios.

Conteúdo (4): defina como os relatórios serão gerados:

Versão (5): quando o período informado ainda estiver em aberto, o sistema permitirá gerar os relatórios na versão:

Idioma (6): quando habilitado para a empresa, permite emitir os relatórios em outros idiomas.

Descrição da paginação (7): defina se a identificação da numeração será apresentada como “Folha” ou “Página”.

Página ou folha inicial (8): informe a numeração inicial que será utilizada no relatório.

Limite de folhas (9): permite definir um número máximo de folhas/páginas por livro, conforme exigências do DREI ou da Junta Comercial/Cartório da UF da empresa.

Número do livro (10): o sistema sugerirá automaticamente a numeração conforme o histórico armazenado no Controle da Numeração. Caso necessário, o número poderá ser alterado manualmente.

Reiniciar a numeração a cada livro (11): opção disponível apenas quando houver limite de folhas/páginas configurado.

Título do livro (12): informe o título que será utilizado no Livro Contábil gerado.

Termos de abertura e encerramento (13 e 14): selecione os modelos dos termos que serão utilizados na geração do livro, caso deseje imprimi-los junto aos relatórios.

Contador (15): será exibido o contador responsável vinculado à empresa para assinatura dos demonstrativos, podendo ser alterado se necessário. Caso não possua um contador vinculado à empresa, clique aqui para realizar o vínculo.

Assinatura dos sócios (16): defina como as assinaturas dos sócios serão apresentadas no relatório:

Após definir todos os parâmetros da geração unificada, clique em “Gerar” para iniciar a emissão dos arquivos PDF.

Quando o conteúdo estiver configurado como “Único PDF” e houver um limite de páginas/folhas definido, o sistema realizará a divisão automática dos livros sempre que o limite configurado for atingido.

Nesse cenário, ao completar o limite do primeiro livro, o OneFlow gerará automaticamente um novo arquivo PDF correspondente ao próximo livro, mantendo a sequência das informações e atualizando a numeração de forma sequencial.

No exemplo abaixo, foi gerado o arquivo “relatorio unificado.pdf” (1). Logo no início do documento, é possível visualizar a identificação do Livro nº 1 e a quantidade total de páginas geradas (2).

Ao atingir o limite configurado, o sistema gera automaticamente um novo arquivo, como no exemplo “relatorio unificado2.pdf” (1). No início do documento, será exibida a identificação do Livro nº 2 e sua respectiva quantidade de páginas (2), indicando a continuidade da geração unificada.

Cada livro gerado será composto pelos respectivos Termos de Abertura e Encerramento, juntamente com as assinaturas configuradas para a emissão.

Além disso, caso a opção “Reiniciar a numeração a cada livro” esteja definida como “Sim”, cada novo livro iniciará novamente da folha/página 1.

Se a opção estiver definida como “Não”, a numeração continuará sequencialmente a partir do livro anterior.

Exemplos:

Parâmetros:

Como os livros serão gerados:

Parâmetros:

Como os livros serão gerados:

Parâmetros:

Como os livros serão gerados:

Parâmetros:

Como os livros serão gerados:

Dessa forma, o OneFlow permite gerar livros contábeis completos de forma automatizada, controlando a divisão dos arquivos, a sequência da numeração e a paginação conforme os parâmetros definidos para cada geração.

Os livros gerados na versão “Oficial” e no formato “Único PDF” terão suas informações registradas automaticamente na aba “3 - Controle da numeração”.

Com isso, o campo “Número do livro” passa a ser sugerido automaticamente pelo sistema, considerando o histórico já gerado para cada ano.

💡 Exemplo: se em 2022 foram gerados os livros 3 e 4, ao gerar novamente um livro referente a 2022, o sistema sugerirá inicialmente o número 3.

💡 Exemplo: se o último livro gerado em 2022 foi o número 4, ao gerar um novo livro em 2023, será sugerido o número 5.

Com isso, o OneFlow mantém o controle histórico da numeração dos livros gerados, facilitando novas emissões e garantindo maior segurança no processo de autenticação e encadernação dos livros contábeis.