Um Contrato de Serviço é uma ferramenta poderosa que permite que você registre e gerencie os serviços que executa e cobra mensalmente. Com ele, suas operações ganham agilidade e eficiência, economizando tempo e esforço, enquanto você foca no que realmente importa, o Omie cuida da parte burocrática! 🚀
Ao criar um contrato de serviço, você indica o cliente, especifica qual serviço foi contratado, estabelece o período de vigência, define as condições comerciais e financeiras acordadas, e define outras informações relevantes, como a data de emissão da nota fiscal
A partir daí, o Omie assume o controle e simplifica seu processo. Ele identifica quais clientes devem ser faturados em cada dia, gera automaticamente as Ordens de Serviço pertinentes e por aí vai. Tudo isso de forma automatizada e eficiente.
Tópicos do Artigo
Cadastrando um Contrato de Serviço
💡 Antes de prosseguir, gostaríamos de compartilhar algumas recomendações úteis
Antes de cadastrar um contrato é muito importante que você tenha cadastrado seus clientes e os serviços que presta
Também sugerimos que confira o artigo:
Se surgirem dúvidas durante o preenchimento dos dados do contrato, recomendamos que busque orientações da sua contabilidade. Ela conseguirá fornecer informações específicas sobre o que deve ser inserido em cada campo, levando em consideração o enquadramento legal da sua empresa, o tipo de serviço que você está prestes a realizar e as regulamentações da sua Prefeitura.
Siga os passos abaixo para cadastrar um novo Contrato de Serviço:
1) No menu suspenso do Módulo "Serviços e NFS-e", localize a opção "Contratos de Serviço" e clique em "Incluir";
2) Agora vamos preencher os dados do Contrato! Sugerimos que comece pelo cabeçalho, preenchendo os dados a seguir:
(1) Cliente. Informe o cliente para quem você está prestando o serviço
Obs.: caso seja um cliente novo, você pode incluí-lo diretamente por essa tela, para isso, basta clicar no "link" 🔗, e a inclusão do cliente será acionada;
(2) Nº. do Contrato. Código que identifica de forma única o contrato. Caso você não tenha uma codificação dos seus contratos, ou não queira utilizar essa informação, pode ficar tranquilo que o Omie resolve isso para você sugerindo uma numeração automática;
(3) Tipo de Faturamento. Personalize a forma como seus contratos são faturados, selecionando a periodicidade. Você tem a flexibilidade de escolher entre faturamento mensal, bimestral, trimestral, quadrimestral, semestral ou anual.
(4) Vigência Inicial. Data em que o contrato começou a valer;
(5) Vigência Final. Data em que o contrato se encerra. Você pode alterar essa data a qualquer momento, caso renove ou prolongue a prestação do serviço para seu cliente.
⚠️ E fique atento: você só pode faturar e emitir notas fiscais de contratos que estejam vigentes;
(6) Dia de Faturamento. Dia em que você quer que o contrato seja faturado e a nota fiscal emitida
⚠️ Muita atenção aqui, pois é com essa informação que o Omie vai te lembrar quando cada contrato precisa ser cobrado, ok?
(7) Valor do Desconto. Aqui, você pode preencher um desconto para este serviço. Seja ele em percentual ou valor.
Após preencher os campos, não se esqueça de clicar no botão "Salvar".
Preenchendo as demais informações do Contrato de Serviço
O Contrato de Serviço é composto por 9 abas estrategicamente desenvolvidas para facilitar a gestão eficiente do seu negócio. Cada aba oferece recursos e informações específicas, por isso, vamos detalhá-las separadamente, para que você possa aproveitar ao máximo todas as funcionalidades disponíveis:
ℹ Para expandir a informação, basta clicar na seta em cima da descrição do campo de interesse.
(1) Serviço
(1) Serviço
Nesta aba você irá preencher todas as informações do serviço prestado. Vamos aos detalhes dos campos😉
O primeiro passo é informar o serviço prestado, você poderá realizar esse processo de duas formas:
(1) Incluir novo serviço: Informe todos os dados do serviço manualmente;
(2) Selecionar serviços já cadastrados: Selecione um serviço que já foi cadastrado anteriormente, com isso, todas as informações serão preenchidas conforme cadastro.
ℹ Para expandir a informação, basta clicar na seta em cima da descrição do campo de interesse.
Incluir novo serviço
Incluir novo serviço
1) Ao incluir um novo serviço, inicialmente você terá que informar todos as informações do Item do Contrato, preenchendo os seguintes campos:
(1) Tributação dos Serviços. Forma que o governo calcula o imposto sobre esse serviço. Essa informação você deve verificar com seu contador e/ou com a prefeitura de seu município;
(2) Código do Serviço Municipal ou CNAE. Código que identifica o serviço na prefeitura do seu município. Essa informação você deve verificar com seu contador e/ou com a prefeitura de seu município;
(3) Código do Serviço LC 116. Código que identifica o serviço na prefeitura do seu município. Essa informação você deve verificar com seu contador e/ou com a prefeitura de seu município;
(4) Código NBS. NBS é a sigla para a Nomenclatura Brasileira de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio, consulte seu contador sobre os dados de preenchimento deste campo (preenchimento opcional)
(5) Quantidade. Quantos serviços foram prestados. Pode parecer estranho falarmos de quantidade em prestação de serviço, mas imagine que você acumulou os serviços prestados durante um mês e vai faturar tudo de uma vez para o cliente. Assim sendo, você pode cobrar "4 manutenções de computadores", por exemplo;
(6) Valor Unitário do item. Preço que você cobra pelo serviço;
(7) Valor das Deduções. Valores de abatimento, caso houverem;
(8) Valor do Desconto. Valor de desconto aplicado no serviço prestado;
Obs.: Ele pode ser informado em percentual, ou em valor de desconto
(9) Valor Total do Item. Multiplicação do campo "Quantidade" pelo campo "Valor Unitário do Serviço", menos o desconto. O Omie faz essa conta automaticamente para você; 😉
(10) Descrição do Serviço. Descrição detalhada do serviço. Você pode descrever e detalhar o serviço prestado, sendo que é essa informação que será impressa na nota fiscal (NFS-e) no campo "Discriminação do Serviço". Não há nenhuma regra específica, mas fique atento com textos muito longos, pois algumas prefeituras aceitam somente textos curtos;
2) Preencha também a aba "Impostos e Retenções" e "Lei da transparência dos impostos", conforme orientação da sua contabilidade:
3) Preencha a aba "Outras Informações":
(1) Não gerar conta a receber para este item. Defina se esse serviço deverá, ou não, gerar uma conta a receber;
(2) Categoria do Item. Selecione a categoria desse item;
(3) Vigência Inicial e Final. Você pode personalizar uma vigência exclusiva para esse item.
Essa função é muito utilizada para cadastro do 13º, onde é cadastrado o serviço "13º" e determinado uma data específica de vigência, para os meses de novembro e dezembro, desta maneira, apenas no período determinado esse serviço será faturado com os demais itens do contrato;
4) E por fim, preencha a aba "Recomendações Fiscais". Essa informação será utilizada na geração do SPED (EFD-Contribuções) (preenchimento opcional):
Selecionar serviços já cadastrados
Selecionar serviços já cadastrados
1) Clique em "Selecionar serviços já cadastrados:
2) Nesta opção, será demonstrada a listagem de todos os serviços cadastrados
Basta que você selecione aquele(s) que irá(ão) compor o contrato, e clique em "Incluir os serviços selecionados":
3) Ao selecioná-los, todos os dados de cadastro serão automaticamente preenchidos no contrato. Agora é só clicar em "Salvar":
(2) Produtos Utilizados
(2) Produtos Utilizados
Para informar um Produto Utilizado no Contrato de Serviço, basta seguir a instrução abaixo:
(3) Despesas Reembolsáveis
(3) Despesas Reembolsáveis
Temos um artigo detalhando todo o processo de configuração e faturamento:
(4) Departamentos
(4) Departamentos
Para entender como funciona a distribuição dos valores do Contrato de Serviço entre os Departamentos da sua empresa, siga a instrução abaixo:
(5) Informações Adicionais
(5) Informações Adicionais
Nesta aba, você poderá preencher os seguintes dados:
(1) Categoria. Categoria referência do serviço prestado;
(2) Vendedor. Vendedor envolvido no serviço prestado (preenchimento opcional);
(3) Projeto. Projedo associado ao contrato (preenchimento opcional);
(4) Conta Corrente. A conta corrente que irá registrar o financeiro;
(5) Contato. Contato da pessoa que você fechou o contrato (preenchimento opcional);
(6) Cidade de Prestação do Serviço. Refere-se ao código IBGE do município onde o prestador executou o serviço ao tomador. Este campo pode impactar no tipo de tributação a ser utilizado e consequentemente na retenção de impostos municipais;
(7) Código da Obra. Quando prestado serviços de engenharia civil e construção (por exemplo LC 7.02), algumas prefeituras exigem um cadastro prévio no portal desta obra que após concluído, gera um código que deve ser utilizado dentro do sistema no ato da emissão da nota no nosso campo Código da Obra;
(8) Código ART (Código de Anotação de Responsabilidade Técnica). Assim como o código da obra, o código ART é obtido pelo próprio cliente junto a prefeitura e/ou contabilidade. Tecnicamente ele é o instrumento que define, para os efeitos legais, os responsáveis técnicos pela execução de obras ou prestação de serviços relativos às profissões abrangidas pelo Sistema Confea/Crea (Engenharia, Agronomia, Geologia, Geografia ou Meteorologia);
(9) Número do Encapsulamento (Específico para a prefeitura de São Paulo (SP). Número da(s) NFS-e ou NFTS (Nota Fiscal Eletrônica do Tomador/Intermediário de Serviços) que referenciam a dedução de imposto que o prestador irá fazer na nova nota, uma vez que já foi tributado anteriormente. Tecnicamente encapsulamento é um conjunto de documentos que devem ser informados pelo prestador de serviços para comprovar as deduções de materiais incorporados ao imóvel e das subempreitadas já tributadas pelo ISS, nos termos do disposto no art. 31 do Regulamento do ISS;
(10) Alterar Outros Detalhes: Aqui você pode preencher mais detalhes do serviço, como o endereço de prestação, o intermediário do serviço e o endereço do intermediário, e a cidade da incidêcia
(6) E-mail para o Cliente
(6) E-mail para o Cliente
Nesta aba, você poderá preencher os seguintes dados:
(1) Enviar um recibo de prestação de serviço (ao invés da NFS-e). Marque essa opção caso queira emitir um recibo para o faturamento;
(2) Enviar o link da NFS-e gerada na Prefeitura. Marque essa opção caso queira enviar ao cliente o link da NFS-e gerada na Prefeitura;
(3) Enviar também o boleto de cobrança: Marque essa opção caso queira que o faturamento gere um boleto de cobrança;
Obs.: Se por ventura não aparecer essa opção, revise se a conta corrente adicionada no contrato está configurada para emissão de boleto
(4) Utilizar os seguintes endereços de e-mail: Aqui é demonstrado o(s) endereço(s) do cadastro do cliente, estes receberão o e-mail de faturamento.
(7) Vencimento e Textos NFS-e
(7) Vencimento e Textos NFS-e
Nesta aba, você poderá preencher os seguintes dados:
(1) Número de Parcelas: Informe a condição de pagamento, o número de parcelas determinada para esta venda;
(2) Tipo de Vencimento. Selecione uma das duas opções para determinar o vencimento:
Número de dias após faturar;
Fixar dia do mês (1 a 31).
(3) Número de Dias. Informe o dia de vencimento;
(4) "Antecipar" ou "Postergar Sábados, Domingos e Feriados Nacionais". Marque a opção que melhor atende seu cenário: antecipar os vencimentos para o último dia útil, ou postergar para o próximo dia útil;
(5) Textos NFS-e. Você poderá selecionar as seguintes opções:
Adicionar o período de referência associado ao faturamento;
Adicionar o "Nº do Contrato" à descrição dos serviços na NFS-e;
Adicionar o vencimento da parcela à descrição dos serviços na NFS-e.
(6) Período de Referência. Caso você tenha marcado a opção "Adicionar o período de Referência associado ao faturamento" e selecionado um período anterior, será possível marcar a opção para "Adicionar último dia no mês anterior como 'Data do RPS'.
💡 Informações Importantes sobre a 'Data do RPS'
Esse campo é muito utilizado para informar a data do RPS em emissão retroativa;
Esse campo estará disponível para preenchimento de acordo com o padrão e disponibilidade de cada Prefeitura;
(8) Observações
(8) Observações
Nesta aba, você poderá preencher os seguintes dados:
(1) Observações do contrato. Você poderá adicionar observações que ficarão disponíveis internamente, elas não serão exibidas na NFS-e;
(2) Dados Adicionais para a Nota Fiscal. Você poderá adicionar observações que ficarão disponíveis na NFS-e;
(9) Faturamentos e Previsões
(9) Faturamentos e Previsões
Após ativar o contrato, essa aba demonstrará as previsões de faturamento:
(1) Clique aqui para alterar os detalhes do adiantamento das Ordens de Serviço: Aqui você poderá sinaliar que as Ordens de Serviço deste contrato serão faturadas após o recebimento do adiantamento;
(2) Nesta listagem, serão demonstradas as previsões de faturamento com base na vigência (inicial e final) configurada no Contrato de Serviço.
⚠️ A previsão de faturamento será demonstrada à partir do mês corrente
Temos um artigo muito interessante sobre esse tema: Por que meu contrato não apareceu para ser faturado?
Ativando o Contrato
Quando você terminar de incluir o contrato, não se esqueça de ativá-lo. Não sabe como? Descubra no artigo "Como ativo um Contrato de Serviço?".
Faturando o Contrato
Separamos dois artigos que fornecerão informações valiosas e ajudarão a esclarecer suas dúvidas:
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