Você já se deparou com a situação em que emite uma nota e uma cobrança para um serviço recorrente, mas o cliente não efetua o pagamento na data acordada?
Para evitar essa circunstância, é bastante comum solicitar o pagamento antecipado ao cliente. Dessa forma, a emissão da NFS-e é realizada somente após o pagamento ser efetuado. Isso ajuda a evitar a geração do fato gerador de impostos sem a efetiva concretização do recebimento.
Agora você pode automatizar esse processo a partir do Adiantamento das Ordens de Serviço, diretamente pelo seu Contrato de Serviço 😊
A seguir, apresentaremos em detalhes o procedimento de adiantamento, no qual a cobrança ao cliente será efetuada via Omie.CASH (Boletos e Conta)
Em 6 passos simples você vai realizar este processo dentro do Omie:
1) Crie a Conta Corrente de Adiantamento
Caso não se lembre como criar uma conta corrente, clique aqui
A criação de uma conta corrente específica para adiantamentos de clientes serve para facilitar o controle e o gerenciamento dos valores recebidos antecipadamente. Essa conta corrente permite uma rastreabilidade clara dos adiantamentos de clientes, separando-os das demais transações financeiras da empresa.
O cadastro da conta corrente para Adiantamento de Venda/Clientes deve ser feito da seguinte forma:
(1) Tipo de Conta Correte: Adiantamento;
(2) Instituição: Adiantamento de Cliente;
(3) Nome da Conta: Defina um nome para sua conta de adiantamentos
2) Configure as Categorias
Configurar uma categoria específica para adiantamentos é uma prática importante e recomendada para uma melhor organização e identificação dessas transações financeiras.
Por padrão, no Omie já existem duas categorias com o nome "Adiantamento de Cliente", mas caso elas não estejam mais disponíveis você poderá criá-las novamente, seguindo esses passos:
Devem ser criadas duas categorias, sendo elas:
Uma categoria de despesa
Para um controle mais preciso do valor em aberto do adiantamento recebido do cliente, é recomendado criar uma categoria de despesa específica.
Sugerimos que a categoria tenha a seguinte configuração:
Uma categoria de receita
Para um controle eficiente do valor recebido do adiantamento do cliente, é recomendado criar uma categoria de receita específica
Sugerimos que a categoria tenha a seguinte configuração:
3) Registre o Adiantamento no Contrato de Serviço
1) No Contrato de Serviço, acesse a aba "Faturamentos e Previsões" (1), selecione a parcela que você deseja registrar o adiantamento (2), e clique na mensagem em azul “Clique aqui para alterar os detalhes do adiantamento das Ordens de Serviço” (3):
2) Uma nova tela será exibida, nela, marque a opção "as Ordens de Serviço deste contrato serão faturadas após o recebimento do adiantamento" (1), em seguida, indique a Categoria para o Adiantamento (2), a Conta Corrente de Adiantamento (3), e clique em "Salvar e Fechar":
3) Com isso, na aba de Faturamento e Previsões a mensagem em azul substituída para “As Ordens de Serviço geradas por este contrato serão faturadas após o recebimento do adiantamento. Clique aqui para alterar os detalhes”:
💡 Dica. Se desejar fazer edições em algum detalhe ou desativar essa opção posteriormente, bastará clicar neste link a qualquer momento:
4) No Contrato de Serviço, não se esqueça de utilizar a Conta Omie.CASH (Boletos ou Conta) na aba "Informações Adicionais":
5) E na aba "E-mail para o Cliente" você deverá marcar o método de cobrança de sua escolha:
Os clientes Omie.CASH Boletos poderão gerar um boleto de cobrança.
E os clientes Omie.CASH Conta podem optar por gerar um boleto OU um Pix de Cobrança .
💡 Consulte as Tarifas da Omie.CASH: Clique aqui para saber mais.
4) Gere a Cobrança do Adiantamento
1) Assim que a opção de Adiantamento for ativada para o seu Contrato de Serviço, e a forma de cobrança estiver selecionada, o processo para gerar a cobrança ao cliente envolve o faturamento do Contrato de Serviço. Para isto, siga estas etapas:
2) Toda vez que você efetuar o faturamento do Contrato de Serviço, uma nova Ordem de Serviço será criada automaticamente, indicando o adiantamento:
💡 Essa OS permanecerá aberta, ou seja, sem gerar a NFS-e correspondente.
E ainda, o seu cliente receberá um e-mail de notificação referente ao registro do adiantamento, e terá acesso ao boleto ou ao Pix de cobrança:
3) Na Ordem de Serviço criada pelo faturamento do Contrato, o sistema criará automaticamente uma Conta a Receber para o registro o adiantamento. Para acessá-la, clique na opção demonstrada abaixo:
E então, clique aqui:
4) Na Conta a Receber de Adiantamento, você poderá consultar informações do adiantamento, visualizar o boleto ou Pix gerado, dentre outros dados:
5) Assim que o seu cliente realizar o pagamento, a Conta a Receber do Adiantamento será automaticamente baixada:
6) E olha que legal, a Omie te enviará um e-mail notificando o recebimento do adiantamento para que você não se esqueça de realizar o faturamento da sua Ordem de Serviço:
Ao clicar no link demonstrado acima, você será direcionado para a OS específica do adiantamento, então, você poderá faturá-la e gerar a NFS-e!
Ou se preferir, você poderá acessar diretamente o seu Módulo de Serviços:
Ao faturar essa Ordem de Serviço e gerar a Nota Fiscal de Serviço ou o Recibo de Prestação de Serviços, o documento será automaticamente enviado ao seu cliente. 😄
5) Acompanhe os valores adiantados
Faturou? Então agora o ciclo completo foi concluído e a nota fiscal foi enviada ao seu cliente! 😄
Lembre-se de que você sempre terá um controle adicional disponível no seu Módulo Finanças, diretamente no extrato das contas, onde você encontrará dois registros:
Um para controlar o adiantamento (1) e outro para representar a liquidação do adiantamento (2), quando a nota for faturada:
