Você já se deparou com a situação em que emite uma nota e uma cobrança, mas o cliente não efetua o pagamento na data acordada?
Para evitar essa circunstância, é bastante comum solicitar o pagamento antecipado ao cliente. Dessa forma, a emissão do documento fiscal é realizada somente após o pagamento ser efetuado. Isso ajuda a evitar a geração do fato gerador de impostos sem a efetiva concretização do recebimento.
Com a Omie, você pode automatizar esse processo a partir do Adiantamento dos seus Pedidos de Venda, Ordens de Serviço ou Contrato de Serviço.
A seguir, apresentaremos em detalhes o procedimento de adiantamento, no qual a cobrança ao cliente será efetuada via Conta Omie.Cash Simplificada ou Completa.
Tópicos do Artigo
Configurações necessárias
Antes de registrar um Adiantamento de Cliente, recomendamos ajustar algumas configurações para garantir um melhor controle.
1) Ative a sua Conta Omie.Cash Simplificada ou a Conta Completa.
2) Cadastre uma nova Conta Corrente específica para Adiantamentos de Clientes. Ela serve para facilitar o controle e o gerenciamento destes registros, separando-os das demais transações financeiras da empresa.
No cadastro dessa conta, siga as orientações abaixo:
(1) Tipo de Conta Corrente: Adiantamento;
(2) Instituição: Adiantamento de Cliente;
(3) Nome da Conta: Defina um nome para sua conta de adiantamentos
3) Configure as Categorias específicas para Adiantamentos. Essa é uma prática importante e recomendada para uma melhor organização e identificação dessas transações financeiras.
Por padrão, no Omie já existem duas categorias com o nome "Adiantamento de Cliente", mas caso elas não estejam mais disponíveis você poderá criá-las novamente, seguindo esses passos:
Recomendamos o uso de duas categorias, sendo elas:
Uma Categoria de Receita
Essa categoria registrará os valores recebidos como adiantamento, sobre produtos ou serviços que você ainda não emitiu a nota fiscal:
Uma Categoria de Despesa
Essa categoria registrará os valores referentes aos produtos ou serviços que serão entregues ao cliente após a emissão e faturamento da nota.
Sugerimos que a categoria tenha a seguinte configuração:
Registrando o Adiantamento
No Omie, o Adiantamento pode ser registrado por um Pedido de Venda, uma Ordem de Serviço ou um Contrato de Serviço.
Selecione abaixo a opção do seu interesse:
Adiantamento via Pedido de Venda
Adiantamento via Pedido de Venda
2) No Pedido, acesse a aba "Parcelas" e dê um duplo clique na parcela que você deseja registrar o adiantamento:
3) Para registrar o adiantamento, siga estes passos:
Não gerar boleto para esta parcela. Marque essa opção.
Esta é uma parcela de Adiantamento de Cliente. Clique para definir que esta parcela será Adiantamento.
4) Ao definir que esta parcela será um Adiantamento, selecione a Categoria de Adiantamento (1) e a Conta Corrente de Adiantamento (2), então, clique em "Salvar e Fechar" (3):
5) Com isso, automaticamente o sistema cadastrará uma Conta a Receber para registrar o adiantamento. Além disso, no Pedido de Venda haverá a indicação de que essa parcela é um Adiantamento:
6) Agora, dê um duplo nessa parcela, e acesse a Conta a Receber do adiantamento para gerar a cobrança via Conta Omie.Cash:
7) Na Conta a Receber do Adiantamento, no campo "Conta Corrente", selecione a Omie.Cash. Em seguida, gere a cobrança através do método de sua escolha, você pode optar por gerar um Boleto ou um Pix de Cobrança:
8) Com isso, você poderá visualizar o PDF da cobrança (1), e/ou e enviar por e-mail para o cliente (2):
9) Assim que o seu cliente realizar o pagamento, a Conta a Receber do Adiantamento será automaticamente baixada.
E a parcela dentro do Pedido de Venda ficará com a marcação na cor verde, demonstrando que ela já foi recebida:
10) E também, automaticamente o sistema registrará um crédito na conta Omie.CASH:
Simultaneamente, é criado um débito na Conta Corrente do Adiantamento de Clientes:
📣 Como você ainda não entregou os produtos para o seu cliente e já recebeu os valores, incluímos na conta adiantamento este débito para que seu controle seja efetivo.
Quando a NF-e for emitida, será criado um crédito automaticamente que vai amortizar o débito gerado no adiantamento.
11) Quando você for realizar a entrega dos produtos ao seu cliente, você poderá faturar o Pedido de Venda. Para isso, siga as etapas a seguir:
12) Com o Pedido Faturado e a NF-e emitida, o valor correspondente será automaticamente registrado como crédito na Conta Corrente de Adiantamento, amortizando assim a operação de adiantamento.
Para acessar a Conta a Receber do faturamento, siga esses passos:
Na aba "Parcelas" do Pedido de Venda, clique sobre a parcela recebida:
Clique na opção "visualizar a conta a receber dessa parcela":
A Conta a Receber estará baixada na Conta de Adiantamento de Cliente:
13) Tudo certo! Seu adiantamento foi registrado com sucesso, o documento fiscal já foi emitido, os produtos entregues, e a operação concluída.
👉 Confira aqui como acompanhar os valores antecipados.
Adiantamento via Ordem de Serviço
Adiantamento via Ordem de Serviço
2) Na Ordem de Serviço, acesse a aba "Parcelas" e dê um duplo clique na parcela que você deseja registrar o adiantamento:
3) Para registrar o adiantamento, siga estes passos:
Não gerar boleto para esta parcela. Marque essa opção.
Esta é uma parcela de Adiantamento de Cliente. Clique para definir que esta parcela será Adiantamento.
4) Ao definir que esta parcela será um Adiantamento, selecione a Categoria de Adiantamento (1) e a Conta Corrente de Adiantamento (2), então, clique em "Salvar e Fechar" (3):
5) Com isso, automaticamente o sistema cadastrará uma Conta a Receber para registrar o adiantamento (1). Além disso, na Ordem de Serviço haverá a indicação de que esta parcela é um Adiantamento (2):
6) Agora, dê um duplo nessa parcela, e acesse a Conta a Receber do Adiantamento para gerar a cobrança via Conta Omie.Cash:
7) Na Conta a Receber do Adiantamento, no campo "Conta Corrente", selecione a Omie.Cash. Em seguida, gere a cobrança através do método de sua escolha, você pode optar por gerar um Boleto ou um Pix de Cobrança:
8) Com isso, você poderá visualizar o PDF da cobrança (1), e/ou e enviar por e-mail para o cliente (2):
9) Assim que o seu cliente realizar o pagamento, a Conta a Receber do Adiantamento será automaticamente baixada.
E a parcela dentro da Ordem de Serviço ficará com a marcação na cor verde, demonstrando que ela já foi recebida:
10) E também, automaticamente o sistema registrará um crédito na conta Omie.CASH:
Simultaneamente, é criado um débito na Conta Corrente do Adiantamento de Clientes:
📣 Como você ainda não prestou o serviço para o seu cliente e já recebeu os valores, incluímos na conta adiantamento este débito para que seu controle seja efetivo.
Quando a nota fiscal for emitida, automaticamente será registrado um crédito que vai amortizar o débito gerado no adiantamento.
11) Quando você for prestar os serviços ao seu cliente, você poderá faturar a Ordem de Serviço. Para isso, siga as etapas a seguir:
12) Com a Ordem de Serviço faturada e a NFS-e ou Recibo emitido, o valor correspondente será automaticamente registrado como crédito na Conta Corrente de Adiantamento, amortizando assim a operação de adiantamento.
Para acessar a Conta a Receber do faturamento, siga esses passos:
Na aba "Parcelas" do Pedido de Venda, clique sobre a parcela recebida:
Clique na opção "visualizar a conta a receber dessa parcela":
A Conta a Receber estará baixada na Conta de Adiantamento de Cliente:
13) Tudo certo! Seu adiantamento foi registrado com sucesso, o documento fiscal já foi emitido, os produtos entregues, e a operação concluída.
👉 Confira aqui como acompanhar os valores antecipados.
Adiantamento via Contrato de Serviço
Adiantamento via Contrato de Serviço
2) Na aba "Informações Adicionais" do Contrato de Serviço, utilize a Conta Omie.CASH:
3) Na aba "E-mail para o Cliente" marque o método de cobrança de sua preferencia, podendo escolher entre gerar um Boleto ou um Pix de Cobrança:
4) Agora, acesse a aba "Faturamentos e Previsões" (1), selecione a parcela que você deseja registrar o adiantamento (2), e clique na mensagem em azul “Clique aqui para alterar os detalhes do adiantamento das Ordens de Serviço” (3):
5) Para registrar o adiantamento, siga estes passos:
(1)"As Ordens de Serviço deste contrato serão faturadas após o recebimento do adiantamento". Marque essa opção.
(2) Categoria para o Adiantamento. Selecione a Categoria de Adiantamento, previamente configurada.
(3) Conta Corrente de Adiantamento. Selecione a Conta Corrente de Adiantamento, previamente configurada.
Clique em "Salvar e Fechar":
6) Com isso, na aba de Faturamento e Previsões do Contrato, haverá uma mensagem indicando: “As Ordens de Serviço geradas por este contrato serão faturadas após o recebimento do adiantamento. Clique aqui para alterar os detalhes”:
💡 Dica. Se desejar desativar o adiantamento posteriormente, bastará clicar nesta mesma mensagem e desmarcar a indicação de adiantamento.
7) Assim que a forma de cobrança estiver selecionada e a opção de Adiantamento for ativada para o seu Contrato de Serviço, o processo para gerar a cobrança ao cliente envolve o faturamento do Contrato de Serviço.
Para isto, siga estas etapas:
8) Ao faturar o Contrato de Serviço, uma nova Ordem de Serviço será gerada automaticamente, já indicando o adiantamento.
Simultaneamente, o seu cliente receberá um e-mail de notificação referente ao registro do adiantamento, e terá acesso ao boleto ou ao Pix de Cobrança.
💡Essa Ordem de Serviço permanecerá em aberto, aguardando o faturamento futuro. Isso significa que a NFS-e correspondente ainda não será gerada.
9) Na Ordem de Serviço gerada pelo faturamento do Contrato, o sistema cadastrará automaticamente uma Conta a Receber para o registro o adiantamento. Para acessá-la, clique na opção demonstrada abaixo:
10) Na Conta a Receber de Adiantamento, você poderá visualizar o boleto ou Pix gerado, dentre outros dados:
11) Assim que o seu cliente realizar o pagamento, a Conta a Receber do Adiantamento será automaticamente baixada:
E também, o sistema registrará um crédito na conta Omie.CASH:
Simultaneamente, é criado um débito na Conta Corrente do Adiantamento de Clientes:
📣 Como você ainda não prestou o serviço para o seu cliente e já recebeu os valores, incluímos na conta adiantamento este débito para que seu controle seja efetivo.
Quando a NFS-e ou o Recibo for emitido, será criado um crédito automaticamente que vai amortizar o débito gerado no adiantamento.
12) E olha que legal: a Omie te enviará um e-mail notificando o recebimento do adiantamento para que você não se esqueça de realizar o faturamento da sua Ordem de Serviço:
13) Ao clicar no link demonstrado acima, você será direcionado para a Ordem de Serviço, então, você poderá faturá-la e gerar a NFS-e ou o Recibo!
14) Ao faturar essa Ordem de Serviço e gerar a Nota Fiscal de Serviço ou o Recibo de Prestação de Serviços, o documento será automaticamente enviado ao seu cliente. 😄
15) Tudo certo! Seu adiantamento foi registrado com sucesso, o documento fiscal já foi emitido, os serviços prestados, e a operação concluída.
👉 Confira aqui como acompanhar os valores antecipados.
Acompanhe os valores adiantados
No Módulo de Finanças você sempre terá um controle adicional sobre os seus Adiantamentos, através do Extrato das Contas.
No Extrato da Conta de Adiantamento
Durante o processo, no extrato da Conta Corrente de Adiantamento você encontrará dois registros:
Crédito do valor recebido – Quando o cliente fizer o pagamento antecipado, esse valor será registrado como um crédito na conta.
Débito após a emissão da nota – Quando a nota fiscal for emitida, o valor será registrado como débito, anulando o crédito e completando a operação.
No Extrato da Conta Omie.Cash
Crédito do valor recebido: Ao receber o valor do adiantamento, automaticamente o sistema registrará um crédito na conta Omie.CASH.
💡 Dica. Você pode acompanhar os saldos adiantados por cliente, clicando para visualizar apenas as movimentações dele:
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