O cadastro de trabalhadores é uma etapa fundamental para o correto funcionamento da folha de pagamento. É por meio dessas informações que o sistema realizará cálculos trabalhistas, geração de encargos e envio de obrigações acessórias.
Manter os dados atualizados e preenchidos corretamente garante segurança nas informações e evita inconsistências em processos como admissões, férias, rescisões e apuração de impostos.
⚠️ Importante
Antes de iniciar as orientações de como incluir um novo cadastro, é importante lembrar que se o trabalhador já está informado no eSocial é obrigatório o processo de importação desses dados para o OneFlow. Caso seja incluído um funcionário que já existe no eSocial, o evento admissional será rejeitado.
Clique aqui para ver detalhes do processo de importação dos dados
Incluindo os cargos
O cadastro de cargos previamente registrado, facilita muito o processo admissional. Nesse cadastro você informa todos os dados relacionados ao cargo (Sindicato, jornada, remuneração) e no momento da inclusão do novo trabalhador, você vincula o cargo e as informações relacionadas ao cargo serão preenchidas no contrato do trabalhador automaticamente.
Faça a inclusão de todos os cargos exercidos pelos trabalhadores na empresa
1) No módulo "Folha (1)", item Cadastros, clique na ooção "Cargos (2)"
2) Na tela do cadastro de cargos, clique na opção " Incluir"
3) Na tela de Detalhes do cargo, devem ser informadas as configurações relacionadas ao cargo do trabalhador.
No campo "Cargo(1)", Informe uma breve descrição que irá identificar o cargo exercido, nos documentos admissionais e relatórios da Folha.
4) Clique na Aba "Definições gerais(2)" para inserir as características do cargo.
CBO Classificação brasileira de Ocupações | Selecione o código correspondente ao cargo, conforme a tabela oficial do CBO. Exemplo: 212415 – Analista de sistemas de automação |
Categoria sindical associada | Informe o sindicato vinculado ao cargo. Esse dado é importante para:
|
Lotação Tributária | Selecione a lotação tributária correspondente. Essa informação define como o trabalhador será enquadrado para fins do calculo previdenciário. |
Exposição a agentes nocivos | Indique se o cargo possui exposição a agentes nocivos. As opções geralmente são:
⚠️ Impacta diretamente no direito à aposentadoria especial |
Jornada de trabalho | Informe a jornada de trabalho vinculada ao cargo.
Os detalhes da Jornada estão no cadastro de Jornada. |
Local de trabalho | Selecione o local (Físico), onde as atividades serão exercidas. Exemplo: Estabelecimento interno |
Natureza da atividade | Informe a natureza da atividade exercida. Exemplo: Trabalho urbano ou Rural |
Categoria | Defina a categoria do trabalhador vinculada ao cargo. Exemplo: Empregado
No cadastro de categorias , constam as regras para cálculo os impostos (INSS FGTS e IRRF). |
Centro de custo contábil | Informe o centro de custo, quando utilizado pela empresa. Esse campo permite:
|
Descrição do cargo | Descreva as principais atividades exercidas no cargo. Exemplo: |
Observe que no canto superior direito de cada campo, o sistema apresenta os "botões (3)":
(+) para que seja possível incluir se não existir a opção que você deseja vincular.
(Consulta), para que seja possível ver os detalhes da opção selecionada.
Esse cadastro é obrigatório independente da categoria, então devem ser informados todos os cargos, inclusive para Pro-laboristas e Autônomos.
💡Dica
Para as categorias (Pro-laboristas e Autônomos), não precisa informar Sindicatos ou Jornadas de trabalho.
5) Na aba "Remuneração (1)", você poderá deixar previamente configurado o valor de remuneração aplicável para o cargo, porém se desejar, poderá alterar esse valor no momento do cadastro do contrato do trabalhador.
Informe uma das opções de unidade de pagamento:
"Por mês', "Por hora", "Pelo salário mínimo", ou pelo "Teto do INSS".
No campo Salário base: Você informa , o valor correspondente a unidade de pagamento e se a opção for: "Por tipo de salário mínimo" , deve informar a quantidade de salários mínimos.
Quando não existir uma definição de salário fixo, informe a opção: "Não aplicável - salário exclusivamente variável".
6) Clique na opção "incluir (2)", se desejar fixar rubricas que devem ser pagas ou descontadas para todos os trabalhadores que possuem esse cargo.
Exemplo
Quebra de caixa - Adiconal destinado a todos os profissionais co o cargo de caixa
7) Clique na Lupa para selecionar a "rubrica (1)", "Informe o valor da rubrica (2)"
No campo "Periodicidade (4)", informe se deseja o c[alculo "todos os meses", ou em "meses distintos". Depois clique na opção "Salvar (4)".
8) Clique na Aba , Exames (1) e clique em "Incuir(2), se desejar informar exames para controles internos da empresa.
Exemplo
Para o cargo "X", deve ser realizado exame de audiometria.
⚠️ Importante
Os exames inseridos nessa tela, não serão informados ao eSocial .
Para incluir as informações para o evento S-2220 - Monitoramento da Saúde do Trabalhador deve ser utilizada a opção de Registro de Ocorrências dos trabalhadores. Clique aqui para ver mais informações .
9) Clique na Aba , "Equipamentos de proteção (1)" e clique em "Incuir(2), se desejar informar quais os equipamentos de utilização individual ou coletivo, devem ser utilizados por profissionais que exercem esse cargo.
10) Você pode configurar o cadastro de Ambiente de trabalho que está vinculado ao cargo. Clique na Aba , "Ambiente de Trabalho (1)" e clique em "Incuir(2), se desejar informar quais os equipamentos de utilização individual ou coletivo,
Incluindo um novo trabalhador
No OneFlow a inclusão do cadastro do novo trabalhador , pode ser inserido pelo Portal do cliente e nesse caso será apresentado no painel de etapas, apenas para a efetivação do cadastro, ou pode ser inserido direto pelo módulo Folha, conforme orientado a seguir:
1) No módulo "Folha (1)", item Trabalhadores. Acesse a opção "incluir (2)"
2) Após clicar em incluir, serão apresentadas as duas opções de inclusão: Preliminar e completa.
Completa : Contempla todo os dados cadastrais
Preliminar: Opção disponivel para empresas que não possuem todos os dados cadastrais do trabalhador e precisam cumprir o prazo legal para envio dos dos dados ao eSocial)
Cadastro completo
Essa opção deve ser utilizada caso você tenha todas as informações referentes ao cadastro/contrato do trabalhador.
Após informar o CPF do trabalhador , o sistema apresentará a tela para inclusão dos dados pessoais. Se esse trabalhador já existir nessa empresa, o mesmo será apresentado para que seja inserido um novo contrato. Ou seja, no cadastro do trabalhador, podem existir um ou mais contratos.
Para a inclusão de Foto, clique na opção "Alterar". (primeiro campo do cadastro)
Informe os dados do endereço. Ao informar o CEP, clique na opção "Pesquisar CEP" e o sistema fará o preenchimento automático.
Para trabalhadores com nacionalidade diferente de "Brasil", devem ser preenchidos os campos: Tempo de residência e Condição de ingresso do trabalhador imigrante.
Depois clique na aba Documentos e informe os dados.
Caso a CTPS seja digital, informe "SIM", e para as obrigações que exigem o prenchimento dos dados da CTPS nós fazemos de forma automática, a partir do número do CPF dos funcionários.
Na Aba Contrato - Clique na opção Incluir.
Serão apresentados os campos de acordo com a categoria informada.
1 - Informe a matrícula do trabalhador
Para empregados, o campo matrícula é obrigatório
Para Pro-laboristas e Autônomos em geral, o campo matrícula é opcional
Para Autônomos que não envia o evento do eSocial S-2300, esse campo não deve ser informado , para que não ocorram rejeição do evento eSocial
2 - Data de admissão
A data de admissão deve estar dentro do mesmo mês de competência.
3 - Cargo
Selecione o cargo previamente cadastrado, conforme orientado no item 1 desse artigo, ou pode clicar no botão "+" para incluir um novo cargo.
Após informar o cargo, os demais campos do contrato serão preenchidos automaticamente.
4 - Término do contrato determinado
Caso seja definido quantidade de dias de experiência no cadastro de Sindicato, o sistema irá sugerir nesse campo a data de término do contrato e informar no campo tipo de contrato: " Prazo determinado, definido em dias".
O sistema irá preencher os demais campos referentes aos dados do contrato, se desejar poderá alterar.
5 - Remuneração
O sistema vai sugerir a unidade de pagamento e valor conforme definido no cargo. Pode ser alterado se necessário.
Para a unidade de pagamento igual a "Não aplicável - salário exclusivamente variável", exige o prenchimento do campo: "Descrição do salário variável".
6 - Garantia mínima
Utilizado para quem recebe por comissão e que tem um valor de garantia mínima determinada. O sistema vai calcular a diferença a lançar a variável no recibo automaticamente, caso o valor da comissão seja inferior a garanta mínima.
7 - % de adicional noturno específico.
Utilizado para informar o percentual de adicional noturno, quando o funcionário recebe percentual superior ao informado no cadastro de Sindicato.
8 - Utilize para informar variáveis fixas
Selecione a opção "Todos os meses", para que o cálculo seja feito em todos os meses do ano.
Selecione a opção "Meses informados", e indique quais os meses do ano que a rubrica deve ser calculada.
Importante !
As rubricas já calculadas de forma automática pelo sistema (Salário base, impostos, benefícios), não devem ser informados nesse campo.
Beneficios
Para incluir beneficios para o trabalhador e/ ou dependentes , é necessário ter feio a inclusão do cadastro do benefícios. Esses dados são necessários porque são declarados na DIRF e eSocial.
Veja mais detalhes nesse artigo:
https://ajuda.omie.com.br/pt-BR/articles/6421376-desconto-de-assistencia-medica-e-odontologica
Após preencher todos os dados clique na opção "Salvar" e "Salvar e efetivar o contrato"
Dependentes
Informe os dependentes, se existir. Caso possua o benefício da pensão alimentícia ou salário família, informe os dados nas abas correspondentes.
Clique aqui, para ver detalhes sobre a inclusão de dependentes
2.2 - Relatórios admissionais
Após clicar em "Salvar", na tela do cadastro, o sistema apresenta a mensagem sobre os relatórios admissionais.
Após a confirmação, serão gerados os documentos de acordo com a categoria do trabalhador. Basta marcar documento e enviar por e-mail ou via portal.
Caso queira visualizar o documento , basta clicar duplo, ou marcar o arquivo e clicar na opção "Visualizar".
2.3 - Cadastro preliminar
Essa opção deve ser utilizada caso não tenha todos os dados necessários para cadastro completo do trabalhador e seja preciso cumprir o prazo legal de enviar para o eSocial os dados do trabalhador até um dia antes do início da prestação de serviços.
Antes de realizar o processamento dos recibos é necessário clicar na opção: "Gerar contrato completo " e incluir os dados do trabalhador.
2.4 - eSocial
As informações cadastrais inseridas no OneFlow devem estar compatíveis no eSocial. desse modo, ao salvar o cadastro, se a obrigação do eSocial estiver ativa o evento admissional (S-2190 - S-2200 / S-2300) será gerado automaticamente.
