O cadastro de funcionários é uma etapa fundamental para o correto funcionamento da folha de pagamento. É por meio dessas informações que o sistema realizará cálculos trabalhistas, geração de encargos e envio de obrigações acessórias.
Manter os dados atualizados e preenchidos corretamente garante segurança nas informações e evita inconsistências em processos como admissões, férias, rescisões e apuração de impostos.
⚠️ Importante
Antes de iniciar as orientações de como incluir um novo cadastro, é importante lembrar que se o Funcionário já está informado no eSocial, é obrigatório o processo de importação desses dados para o OneFlow. Caso seja incluído um funcionário que já existe no eSocial, o evento admissional será rejeitado.
Clique aqui para ver detalhes do processo de importação dos dados
Tópicos do Artigo
Incluindo os cargos
O cadastro de cargos previamente registrado, facilita muito o processo admissional. Nesse cadastro informe todos os dados relacionados ao cargo (Sindicato, jornada, remuneração) e no momento da inclusão do novo funcionário , que ira vincular ao cargo as informações relacionadas ao cargo serão preenchidas no contrato do Funcionário automaticamente.
Faça a inclusão de todos os cargos exercidos pelos funcionários na empresa
1) No módulo Folha (1), item Cadastros, clique na opção Cargos (2).
2) Na tela do cadastro de cargos, clique na opção Incluir.
3) Na tela de Detalhes do cargo, devem ser informadas as configurações relacionadas ao cargo do trabalhador.
No campo Cargo (1), Informe uma breve descrição que irá identificar o cargo exercido, nos documentos admissionais e relatórios da Folha.
4) Clique na Aba Definições Gerais (2) para inserir as características do cargo.
CBO Classificação brasileira de Ocupações | Selecione o código correspondente ao cargo, conforme a tabela oficial do CBO. Exemplo: 212415 – Analista de sistemas de automação |
Categoria sindical associada | Informe o sindicato vinculado ao cargo. Esse dado é importante para:
|
Lotação Tributária | Selecione a lotação tributária correspondente. Essa informação define como o trabalhador será enquadrado para fins do calculo previdenciário. |
Exposição a agentes nocivos | Indique se o cargo possui exposição a agentes nocivos. As opções geralmente são:
⚠️ Impacta diretamente no direito à aposentadoria especial |
Jornada de trabalho | Informe a jornada de trabalho vinculada ao cargo.
Os detalhes da Jornada estão no cadastro de Jornada. |
Local de trabalho | Selecione o local (Físico), onde as atividades serão exercidas. Exemplo: Estabelecimento interno |
Natureza da atividade | Informe a natureza da atividade exercida. Exemplo: Trabalho urbano ou Rural |
Categoria | Defina a categoria do trabalhador vinculada ao cargo. Exemplo: Empregado
No cadastro de categorias , constam as regras para cálculo os impostos (INSS FGTS e IRRF). |
Centro de custo contábil | Informe o centro de custo, quando utilizado pela empresa. Esse campo permite:
|
Descrição do cargo | Descreva as principais atividades exercidas no cargo. Exemplo: |
Observe que no canto superior direito de cada campo, o sistema apresenta as opções (3):
(+) Para que seja possível incluir se não existir a opção que deseja vincular.
(Consulta), para que seja possível ver os detalhes da opção selecionada.
Esse cadastro é obrigatório independente da categoria, então devem ser informados todos os cargos, inclusive para Pro-laboristas e Autônomos.
💡Dica
Para as categorias (Pro-laboristas e Autônomos), não precisa informar Sindicatos ou Jornadas de trabalho.
5) Na aba Remuneração (1), poderá deixar previamente configurado o valor de remuneração aplicável para o cargo, porém se desejar, poderá alterar esse valor no momento do cadastro do contrato do trabalhador.
Informe uma das opções de unidade de pagamento:
Por mês, Por hora, Pelo salário mínimo, ou pelo Teto do INSS.
No campo Salário base informe, o valor correspondente a unidade de pagamento e se a opção for Por tipo de salário mínimo , deve informar a quantidade de salários mínimos.
Quando não existir uma definição de salário fixo, informe a opção Não aplicável - salário exclusivamente variável.
6) Clique na opção incluir (2), se desejar fixar rubricas que devem ser pagas ou descontadas para todos os trabalhadores que possuem esse cargo.
Exemplo
Quebra de caixa - Adicional destinado a todos os profissionais com o cargo de Operador de caixa.
7) Clique na Lupa para selecionar a Rubrica (1), Informe o valor da rubrica (2)
No campo Periodicidade (4), informe se deseja o calculo Todos os meses, ou em Meses distintos. Depois clique na opção Salvar (4).
8) Clique na Aba , Exames (1) e clique em Incluir(2), se desejar informar exames para controles internos da empresa.
Exemplo
Para o cargo X, deve ser realizado exame de audiometria.
⚠️ Importante
Os exames inseridos nessa tela, NÃO serão informados ao eSocial .
Para incluir as informações para o evento S-2220 - Monitoramento da Saúde do Trabalhador deve ser utilizada a opção de Registro de Ocorrências dos trabalhadores. Para ver mais informações leia o artigo.
9) Clique na Aba , Equipamentos de proteção (1) e clique em Incluir (2), se desejar informar quais os equipamentos de utilização individual ou coletivo, devem ser utilizados por profissionais que exercem esse cargo.
10) Pode configurar o cadastro de Ambiente de trabalho que está vinculado ao cargo. Clique na Aba , Ambiente de Trabalho (1) e clique em Incluir (2), se desejar informar quais os equipamentos de utilização individual ou coletivo.
Incluindo um novo Funcionário
No OneFlow a inclusão do cadastro do novo funcionário , pode ser inserido pelo Portal do cliente e nesse caso será apresentado no painel de etapas, apenas para a efetivação do cadastro, ou pode ser inserido direto pelo módulo Folha, conforme orientado a seguir:
1) No módulo Folha (1), item Trabalhadores. Acesse a opção Incluir (2).
2) Após clicar em incluir, serão apresentadas as duas opções de inclusão Preliminar e completa.
Inclusão completa
1) Essa opção deve ser utilizada caso tenha todas as informações referentes ao cadastro/contrato do trabalhador.
2) Informe o CPF do trabalhador e clique na opção Continuar.
3) Para incluir a foto do trabalhador, clique na opção Alterar (1) e realize o upload do arquivo da foto.
4) Preencha os dados pessoais do trabalhador (2).
Ao informar o CPF, o sistema poderá preencher automaticamente campos como nome e data de nascimento, conforme as informações da Receita Federal.
É importante informar o e-mail principal, pois será por meio dele que o sistema enviará documentos como recibos de pagamento e recibos de férias ao trabalhador.
Em seguida, clique na aba Dados pessoais (3) para complementar as informações obrigatórias, conforme exigido pelo eSocial.
Caso a empresa utilize pagamento por meio bancário, preencha também os dados bancários. Essas informações são necessárias para a geração de arquivo de folha eletrônica (CNAB) ou da relação de líquidos de salários
5) Clique na aba Endereço (1) para informar os dados de localização do trabalhador.
Preencha os campos de endereço conforme solicitado, como país, CEP, tipo e nome do logradouro, número, complemento, bairro, estado e cidade.
Ao informar o CEP, clique na opção Pesquisar CEP, e o sistema poderá preencher automaticamente parte dos dados do endereço, facilitando o preenchimento.
Para trabalhadores residentes no exterior, utilize os campos específicos como Nome da cidade no exterior e Código postal no exterior.
6) Para trabalhadores com nacionalidade diferente de Brasil, devem ser preenchidos os campos Tempo de residência (2) e Condição de ingresso do trabalhador imigrante , conforme a situação correspondente.
7) Depois clique na aba Documentos e informe os dados.
Caso a CTPS seja digital, informe SIM, e para as obrigações que exigem o preenchimento dos dados da CTPS nós fazemos de forma automática, a partir do número do CPF dos funcionários. Os demais campos de documentos não são obrigatórios para o eSocial, pois a identificação do funcionário será centralizado no CPF.
7.1) Se o trabalhador for vinculados a empresa brasileira, porém, com residência no exterior, os campos de Identificação fiscal (2), ficarão habilitados para o preenchimento.
Indicativo do número de identificação fiscal (NIF)
Número de identificação Fiscal (NIF)
Forma de Tributação do IRRF
8) Na Aba Contratos (1) - Clique na opção Incluir.
Serão apresentados os campos de acordo com a categoria informada.
9) O sistema irá sugerir a ordem sequencial no campo Matricula (1), mas pode ser alterado se desejar.
💡Dica
Para empregados, o campo matrícula é obrigatório
Para Pro-laboristas e Autônomos em geral, o campo matrícula é opcional
Para Autônomos que não envia o evento do eSocial S-2300, esse campo não deve ser informado , para que não ocorram rejeição do evento eSocial.
Após o envio do evento eSocial, o campo matrícula não pode ser alterado para não perder a compatibilidade entre as informações
10) A data de admissão deve obrigatoriamente estar dentro do mesmo mês de competência. Ou seja, não é permitido informar data de admissão retroativa, ou posterior ao mês de competência ativa.
11) Clique na aba Definições gerais (3), Selecione o Cargo (4) previamente cadastrado, conforme orientado no tópico Incluindo cargos.
Após informar o cargo, os demais campos do contrato serão preenchidos automaticamente.
12) Clique na aba Dados do contrato (1) para informar os dados relacionados à admissão e ao vínculo do trabalhador.
Preencha os campos iniciais do contrato (2):
Data de opção pelo FGTS: informe a data em que o trabalhador optou pelo FGTS. O sistema irá sugerir a mesma data de admissão.
Data da transferência: preencha apenas em casos de transferência de outro empregador.
Tipo de admissão: selecione a opção correspondente
Indicativo de admissão: indique se a admissão é normal ou decorrente de outra condição específica (Conforme opções do eSocial)
Nos campos complementares do vínculo (3 e 4), informe:
Cláusula assecuratória (3): selecione Sim quando houver previsão de rescisão antecipada em contrato por prazo determinado (Para fins de pagamento do aviso prévio)
Tipo de contrato (4): escolha a modalidade do contrato. Esse campo será preenchido de forma automática, conforme configuração do sindicato da categoria. Se existir definição de prazo de experiência, será informado Prazo determinado, definido em dias, e o sistema preencherá automaticamente os campos de Término do contrato inicial e Término do contrato prorrogação
Objeto que determina a contratação (5), deve ser preenchido obrigatoriamente se o tipo de contrato for igual a Prazo determinado, vinculado à ocorrência de um fato
A Data e motivo de desligamento (6): Serão preenchidos automaticamente quando houver rescisão do contrato. Se os dados do trabalhador forem importados do eSocial já desligado, o sistema irá preencher esse campos, conforme dados extraídos do eSocial.
💡Dica
Clique aqui para consultar detalhes sobre o controle automático do vencimento do contrato de experiência.
13) Clique na aba Remuneração (1)
O sistema irá sugerir automaticamente a unidade de pagamento e o valor do salário base, conforme definido no cadastro do cargo. Essas informações podem ser alteradas, se necessário.
Informe uma das opções no campo Unidade de pagamento (2):
Por mês
Por hora
Pelo salário mínimo
Pelo teto do INSS
No campo Salário base, informe o valor correspondente à unidade de pagamento selecionada. Caso a opção escolhida seja Por tipo de salário mínimo, será necessário informar também a quantidade de salários mínimos.
Quando não houver definição de salário fixo, selecione a opção Não aplicável – salário exclusivamente variável. Nesse caso, será obrigatório o preenchimento do campo Descrição do salário variável (5)
O campo Garantia mínima (3) deve ser utilizado para trabalhadores com remuneração por comissão que possuem um valor mínimo garantido.
Nessa situação, o sistema calculará automaticamente a diferença a ser paga como verba variável, caso o valor das comissões seja inferior à garantia mínima.
O campo % adicional noturno específico (4) deve ser preenchido apenas quando o trabalhador possuir um percentual de adicional noturno diferente do informado no cadastro do sindicato. Caso seja o mesmo, não é necessário informar
O campo Pró-labore proporcional (6) será habilitado quando a empresa utilizar o gerenciamento automático do Fator R, aplicado a empresas do Simples Nacional.
Nesse caso, o sistema poderá sugerir o valor do pró-labore para manter a empresa no Anexo III.
Opções disponíveis:
Sempre proporcional ao faturamento: o sistema buscará manter o Fator R igual ou superior a 28%, lançando automaticamente a diferença como verba variável.
Proporcional respeitando valor mínimo de remuneração: caso o valor calculado seja inferior ao definido na unidade de pagamento, o sistema considerará o valor mínimo configurado, independentemente do Fator R.
No campo Adiantamento salarial (7), selecione a opção Conforme empresa para que o sistema utilize a regra padrão definida nas configurações do tipo de folha (Adiantamento).
Se desejar definir uma regra específica para o trabalhador, escolha uma das opções:
Valor fixo
Percentual fixo
Caso não queira calcular o adiantamento para o trabalhador, selecione a opção Não calcular.
Clique na opção Incluir (8), se desejar fixar rubricas que devem ser pagas ou descontadas para esse trabalhador.
⚠️ Importante!
As rubricas já calculadas de forma automática pelo sistema (Salário base, impostos, benefícios), não devem ser informados nesse campo.
Selecione uma das opções:
Todos os meses, para que o cálculo seja feito em todos os meses do ano.
Meses informados, Indique quais os meses do ano que a rubrica deve ser calculada.
14) Clique na aba Benefícios (1) ,e em seguida na opção Incluir (2), para fazer o vinculo de benefícios concedidos ao trabalhador a seus dependentes de assistência médica, assistência odontológica descontado de vale transporte e previdência complementar.
⚠️ Importante!
Os benefícios devem estar previamente cadastrados no sistema para que possam ser vinculados no momento da inclusão do contrato do trabalhador
Para mais detalhes sobre o cadastro consulte os artigos
Esses dados são necessários porque são declarados no eSocial.
15) Após o preenchimento de todos os campos necessários, clique na opção Salvar, o cadastro será concluído e o sistema iniciará a geração dos relatórios admissionais.
Inclusão preliminar
1) Essa opção deve ser utilizada quando não houver todos os dados necessários para o cadastro completo do Funcionário e for preciso cumprir o prazo legal de envio das informações ao eSocial, que deve ocorrer até um dia antes do início da prestação de serviços.
2) Informe o CPF do trabalhador e clique na opção Continuar.
3) Após informar o CPF do trabalhador, na aba Contratos (1), clique na opção Incluir (2) e o sistema apresentará a tela para inclusão dos dados pessoais.
4) O sistema irá sugerir a ordem sequencial no campo Matricula (1), mas pode ser alterado se desejar.
A data de admissão deve obrigatoriamente estar dentro do mesmo mês de competência. Ou seja, não é permitido informar data de admissão retroativa, ou posterior ao mês de competência ativa.
Selecione o Cargo previamente cadastrado, conforme orientado no tópico Incluindo cargos.
Após informar o cargo, os demais campos do contrato serão preenchidos automaticamente.
Categoria
Natureza da atividade
O Tipo do contrato e Data do término do contrato determinado, será preenchido automaticamente conforme configuração da categoria Sindical.
Informe uma das opções de unidade de pagamento:
Por mês, Por hora, Pelo salário mínimo, ou pelo Teto do INSS.
No campo Salário base informe, o valor correspondente a unidade de pagamento e se a opção for Por tipo de salário mínimo , deve informar a quantidade de salários mínimos.
5) Clique na opção Salvar (2), e o registro será concluído.
💡Dica
Antes do processamento da folha de pagamento é necessário completar os dados cadastrais e realizar o envio do evento eSocial admissional (S-2200, ou S-2300).
Para completar os dados clique na opção Gerar contrato completo (3), e o sistema ira direcionar para o preenchimento dos campos faltantes.
Incluindo dependentes
O cadastro correto dos dependentes relacionados aos trabalhadores é essencial para garantir o controle adequado de benefícios como dedução do Imposto de Renda, salário-família, pensão alimentícia e os descontos da assistência saúde oferecidas aos dependentes.
Se existir, informe os dados cadastrais de dependentes.
No Cadastro do Trabalhador, clique na aba Dependentes (1) e clique na opção Incluir (2),
💡 Dica
Para ver detalhes sobre a inclusão de dependentes consulte o artigo.
Gerando os relatórios admissionais
Após clicar em Salvar, na tela do cadastro, o sistema apresenta a mensagem sobre os relatórios admissionais.
💡Dica
Serão gerados os documentos de acordo com a configuração de cada categoria.
Exemplo:
Para a categoria empregado serão gerados os seguintes documentos:
Acordo de prorrogação de horário de trabalho
Auto declaração Étnico racial
Beneficiário de vale transporte
Contrato de experiência
Ficha de registro do empregado.
Para enviar os documentos, selecione o(s) documento(s) desejado(s) (1) e clique na opção Enviar via portal (3).
Para visualizar um documento, dê um duplo clique sobre o item desejado ou selecione-o e clique na opção Visualizar (2).
Caso seja necessário gerar o documento novamente, selecione-o e clique na opção Gerar novamente (4).
Tratando pendências
Durante a inclusão de trabalhadores na Folha do OneFlow, algumas pendências podem impedir a conclusão do processo ou a correta geração das informações para o eSocial.
Abaixo, confira as situações mais comuns identificados no processo e como realizar os ajustes necessários.
Cadastro em manutenção
Essa pendência pode ocorrer por dois motivos diferentes durante o processo de inclusão ou alteração do trabalhador no OneFlow:
Alterações realizadas no contrato sem salvar as informações;
Cadastro de um novo trabalhador sem a efetivação do contrato.
1) Alterações no contrato não salvas
Essa situação ocorre quando alterações são realizadas no contrato do trabalhador, porém o processo não é finalizado através do salvamento das informações.
Como corrigir?
1.1) Acesse o menu lateral da Folha de Pagamento na aba Trabalhadores cliquem em Exibir todos (2).
1.2) Entre no Cadastro Do Trabalhador que este em manutenção o mesmo estará com o nome em vermelho indicando a pendencia no cadastro.
1.3) Acesse o Contrato Do Trabalhador.
1.4) Clique na opção Salvar no contrato.
1.5) Apos Salvar o contrato também clique em Salvar na tela dos Detalhes do trabalhador.
Apos salvar as informaçoes a pendencia será resolvida.
2) Contrato não efetivado
Essa situação ocorre quando o cadastro de um novo trabalhador é realizado, porém a efetivação do contrato não é concluída.
Como corrigir?
2.1) No Contrato Do Trabalhador clique em Salvar.
2.2) E clique na opção Salvar e efetivar o contrato.
2.3) Clique em Salvar na tela dos Detalhes do trabalhador.
Apos o processo de efetivação a pendência será resolvida.
Enviando eventos para o eSocial
As informações cadastrais inseridas no OneFlow devem estar compatíveis no eSocial. desse modo, ao salvar o cadastro do trabalhador , se a obrigação do eSocial estiver ativa o evento admissional (S-2190 - S-2200 / S-2300) será gerado automaticamente.
Poderá visualizar acessando o CARD correspondente a obrigação eSocial.
1) No OneFlow, acesse o dashboard Minhas Empresas e acesse o módulo Folha da empresa.
2) Estando no módulo Folha, no Painel de etapas (1), coluna Obrigações (2), clique no CARD eSocial (3).
3) Clique na aba Eventos (1), e poderá filtrar por tipo de evento, nesse exemplo: S-2200, o sistema irá listar os eventos transmitidos.
4) Movimentando a barra de rolagem no rodapé da tela, também poderá filtrar pela identificação do trabalhador: Matrícula, nome e CPF.
5) o sistema irá atualizar o status do eSocial, no contrato do trabalhador.
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