O cadastro de trabalhadores é uma etapa fundamental para o correto funcionamento da Folha de Pagamento. Por meio dessas informações, o OneFlow realiza os cálculos trabalhistas, gera os encargos e envia as obrigações acessórias aos órgãos competentes.
O sistema permite cadastrar funcionários da categoria 101 - Trabalhadores em Geral, além de sócios, estagiários e outras categorias de trabalhadores, respeitando as particularidades de cada vínculo.
Nesse artigo, será demonstrado o processo do cadastro de funcionários utilizando de exemplo a categoria 101 - Trabalhadores em Geral.
Para obter mais informações sobre as configurações das demais categorias:
Sócio pró-laborista
Estagiário
Autônomo
Aprendiz
Acesse os artigos abaixo:
Manter essas informações atualizadas e preenchidas corretamente garante maior segurança nos processos e evita inconsistências em operações como admissões, férias, rescisões, processamento da folha de pagamento e apuração de impostos.
⚠️ Importante
Antes de iniciar as orientações de como incluir um novo cadastro, é importante lembrar que se o trabalhador (funcionário, sócio, autônomos, estagiário e outras categorias) já estão informados no eSocial, é obrigatório o processo de importação desses dados para o OneFlow. Caso seja incluído um novo registro que já existe no eSocial, o evento admissional será rejeitado.
Clique aqui para ver detalhes do processo de importação dos dados
Tópicos do Artigo
Incluindo um novo trabalhador (funcionário, sócios ou outras categorias)
💡 Dica
Antes de iniciar o cadastro do trabalhador, recomendamos realizar o cadastro dos cargos da empresa.
O cadastro prévio dos cargos facilita significativamente o processo admissional, pois permite configurar antecipadamente informações como sindicato, jornada de trabalho, remuneração, ambiente de trabalho e demais dados relacionados ao cargo.
Dessa forma, ao vincular o trabalhador a um cargo já cadastrado, grande parte das informações será preenchida automaticamente no contrato, tornando o processo mais ágil e reduzindo a necessidade de preenchimento manual.
Clique aqui para saber como cadastrar cargos:
No OneFlow a inclusão do cadastro do novo funcionário , pode ser inserido pelo Portal do cliente e nesse caso será apresentado no painel de etapas, apenas para a efetivação do cadastro, ou pode ser inserido direto pelo módulo Folha, conforme orientado a seguir:
1) No módulo Folha (1), item Trabalhadores. Acesse a opção Incluir (2).
2) Após clicar em incluir, serão apresentadas as duas opções de inclusão: Inclusão Completa (1) e Inclusão Preliminar (2):
A seguir damos mais detalhes sobre como realizar cada tipo de Inclusão:
Inclusão completa (1)
Inclusão completa (1)
1) Essa opção deve ser utilizada caso tenha todas as informações referentes ao cadastro/contrato do trabalhador.
2) Informe o CPF do trabalhador e clique na opção Continuar.
3) Para incluir a foto do trabalhador, clique na opção Alterar (1) e realize o upload do arquivo da foto.
4) Preencha os dados pessoais do trabalhador (2).
Ao informar o CPF, o sistema poderá preencher automaticamente campos como nome e data de nascimento, conforme as informações da Receita Federal.
É importante informar o e-mail principal, pois será por meio dele que o sistema enviará documentos como recibos de pagamento e recibos de férias ao trabalhador.
Em seguida, clique na aba Dados pessoais (3) para complementar as informações obrigatórias, conforme exigido pelo eSocial.
Caso a empresa utilize pagamento por meio bancário, preencha também os dados bancários. Essas informações são necessárias para a geração de arquivo de folha eletrônica (CNAB) ou da relação de líquidos de salários.
⚠️ Importante:
No campo Chave PIX, apenas as chaves do tipo número de celular ou CPF podem ser informadas.
5) Clique na aba Endereço (1) para informar os dados de localização do trabalhador.
Preencha os campos de endereço conforme solicitado, como país, CEP, tipo e nome do logradouro, número, complemento, bairro, estado e cidade.
Ao informar o CEP, clique na opção Pesquisar CEP, e o sistema poderá preencher automaticamente parte dos dados do endereço, facilitando o preenchimento.
Para trabalhadores residentes no exterior, utilize os campos específicos como Nome da cidade no exterior e Código postal no exterior.
6) Para trabalhadores com nacionalidade diferente de Brasil, devem ser preenchidos os campos Tempo de residência (2) e Condição de ingresso do trabalhador imigrante, conforme a situação correspondente.
7) Depois clique na aba Documentos e informe os dados.
Caso a CTPS seja digital, informe SIM, e para as obrigações que exigem o preenchimento dos dados da CTPS nós fazemos de forma automática, a partir do número do CPF dos funcionários. Os demais campos de documentos não são obrigatórios para o eSocial, pois a identificação do funcionário será centralizado no CPF.
7.1) Se o trabalhador for vinculados a empresa brasileira, porém, com residência no exterior, os campos de Identificação fiscal (2), ficarão habilitados para o preenchimento.
Indicativo do número de identificação fiscal (NIF)
Número de identificação Fiscal (NIF)
Forma de Tributação do IRRF
8) Na Aba Contratos (1) - Clique na opção Incluir.
Serão apresentados os campos de acordo com a categoria informada.
9) O sistema irá sugerir a ordem sequencial no campo Matricula (1), mas pode ser alterado se desejar.
💡Dica:
Para empregados, o campo matrícula é obrigatório
Para Pro-laboristas e Autônomos em geral, o campo matrícula é opcional
Para Autônomos que não enviam o evento do eSocial S-2300, esse campo não deve ser informado, para que não ocorra rejeição do evento.
10) A data de admissão deve obrigatoriamente estar dentro do mesmo mês de competência. Ou seja, não é permitido informar data de admissão retroativa, ou posterior ao mês de competência ativa.
11) Clique na aba Definições gerais (3), Selecione o Cargo (4) previamente cadastrado, conforme orientado no artigo Cadastrando Cargos.
Após informar o cargo, os demais campos do contrato serão preenchidos automaticamente.
⚠️ Importante
Campos-chave como CPF, número de matrícula e categoria do trabalhador não podem ser alterados após o envio das informações ao eSocial.
Caso seja identificado erro em algum desses campos, a correção não poderá ser realizada por meio de edição do cadastro. Nesses casos, será necessário excluir o registro e realizar uma nova inclusão com as informações corretas, garantindo a consistência dos dados enviados.
12) Clique na aba Dados do contrato (1) para informar os dados relacionados à admissão e ao vínculo do trabalhador.
Preencha os campos iniciais do contrato (2):
Data de opção pelo FGTS: informe a data em que o trabalhador optou pelo FGTS. O sistema irá sugerir a mesma data de admissão.
Data da transferência: preencha apenas em casos de transferência de outro empregador.
Tipo de admissão: selecione a opção correspondente
Indicativo de admissão: indique se a admissão é normal ou decorrente de outra condição específica (Conforme opções do eSocial)
Nos campos complementares do vínculo (3 e 4), informe:
Cláusula assecuratória (3): selecione Sim quando houver previsão de rescisão antecipada em contrato por prazo determinado (Para fins de pagamento do aviso prévio)
Tipo de contrato (4): escolha a modalidade do contrato. Esse campo será preenchido de forma automática, conforme configuração do sindicato da categoria. Se existir definição de prazo de experiência, será informado Prazo determinado, definido em dias, e o sistema preencherá automaticamente os campos de Término do contrato inicial e Término do contrato prorrogação
Objeto que determina a contratação (5), deve ser preenchido obrigatoriamente se o tipo de contrato for igual a Prazo determinado, vinculado à ocorrência de um fato
A Data e motivo de desligamento (6): Serão preenchidos automaticamente quando houver rescisão do contrato. Se os dados do trabalhador forem importados do eSocial já desligado, o sistema irá preencher esse campos, conforme dados extraídos do eSocial.
💡Dica:
Clique aqui para consultar detalhes sobre o controle automático do vencimento do contrato de experiência.
13) Clique na aba Remuneração (1)
O sistema irá sugerir automaticamente a unidade de pagamento e o valor do salário base, conforme definido no cadastro do cargo. Essas informações podem ser alteradas, se necessário.
Informe uma das opções no campo Unidade de pagamento (2):
Por mês
Por hora
Pelo salário mínimo
Pelo teto do INSS
No campo Salário base, informe o valor correspondente à unidade de pagamento selecionada. Caso a opção escolhida seja Por tipo de salário mínimo, será necessário informar também a quantidade de salários mínimos.
Quando não houver definição de salário fixo, selecione a opção Não aplicável – salário exclusivamente variável. Nesse caso, será obrigatório o preenchimento do campo Descrição do salário variável (5)
O campo Garantia mínima (3) deve ser utilizado para trabalhadores com remuneração por comissão que possuem um valor mínimo garantido.
Nessa situação, o sistema calculará automaticamente a diferença a ser paga como verba variável, caso o valor das comissões seja inferior à garantia mínima.
O campo % adicional noturno específico (4) deve ser preenchido apenas quando o trabalhador possuir um percentual de adicional noturno diferente do informado no cadastro do sindicato. Caso seja o mesmo, não é necessário informar
O campo Pró-labore proporcional (6) será habilitado quando a empresa utilizar o gerenciamento automático do Fator R, aplicado a empresas do Simples Nacional.
Nesse caso, o sistema poderá sugerir o valor do pró-labore para manter a empresa no Anexo III.
Opções disponíveis:
Sempre proporcional ao faturamento: o sistema buscará manter o Fator R igual ou superior a 28%, lançando automaticamente a diferença como verba variável.
Proporcional respeitando valor mínimo de remuneração: caso o valor calculado seja inferior ao definido na unidade de pagamento, o sistema considerará o valor mínimo configurado, independentemente do Fator R.
No campo Adiantamento salarial (7), selecione a opção Conforme empresa para que o sistema utilize a regra padrão definida nas configurações do tipo de folha (Adiantamento).
Se desejar definir uma regra específica para o trabalhador, escolha uma das opções:
Valor fixo
Percentual fixo
Caso não queira calcular o adiantamento para o trabalhador, selecione a opção Não calcular.
Clique na opção Incluir (8), se desejar fixar rubricas que devem ser pagas ou descontadas para esse trabalhador.
⚠️ Importante!
As rubricas já calculadas de forma automática pelo sistema (salário base, impostos, benefícios), não devem ser informados nesse campo.
Selecione uma das opções:
Todos os meses, para que o cálculo seja feito em todos os meses do ano.
Meses informados, Indique quais os meses do ano que a rubrica deve ser calculada.
14) Clique na aba Benefícios (1), e em seguida na opção Incluir (2), para fazer o vinculo de benefícios concedidos ao trabalhador a seus dependentes de assistência médica, assistência odontológica descontado de vale transporte e previdência complementar.
⚠️ Importante!
Os benefícios devem estar previamente cadastrados no sistema para que possam ser vinculados no momento da inclusão do contrato do trabalhador.
Para mais detalhes sobre o cadastro consulte os artigos:
Esses dados são necessários porque são declarados no eSocial.
15) Após o preenchimento de todos os campos necessários, clique na opção Salvar, o cadastro será concluído e o sistema iniciará a geração dos relatórios admissionais.
Inclusão preliminar (2)
Inclusão preliminar (2)
1) Essa opção deve ser utilizada quando não houver todos os dados necessários para o cadastro completo do Funcionário e for preciso cumprir o prazo legal de envio das informações ao eSocial, que deve ocorrer até um dia antes do início da prestação de serviços.
2) Informe o CPF do trabalhador e clique na opção Continuar.
3) Após informar o CPF do trabalhador, na aba Contratos (1), clique na opção Incluir (2) e o sistema apresentará a tela para inclusão dos dados pessoais.
4) O sistema irá sugerir a ordem sequencial no campo Matricula (1), mas pode ser alterado se desejar.
A data de admissão deve obrigatoriamente estar dentro do mesmo mês de competência. Ou seja, não é permitido informar data de admissão retroativa, ou posterior ao mês de competência ativa.
Selecione o Cargo previamente cadastrado, conforme orientado no artigo Cadastrando Cargos.
Após informar o cargo, os demais campos do contrato serão preenchidos automaticamente.
Categoria
Natureza da atividade
O Tipo do contrato e Data do término do contrato determinado, será preenchido automaticamente conforme configuração da categoria Sindical.
Informe uma das opções de unidade de pagamento:
Por mês, Por hora, Pelo salário mínimo, ou pelo Teto do INSS.
No campo Salário base informe, o valor correspondente a unidade de pagamento e se a opção for Por tipo de salário mínimo , deve informar a quantidade de salários mínimos.
5) Clique na opção Salvar (2), e o registro será concluído.
💡Dica:
Antes do processamento da folha de pagamento é necessário completar os dados cadastrais e realizar o envio do evento eSocial admissional (S-2200, ou S-2300).
Para completar os dados clique na opção Gerar contrato completo (3), e o sistema ira direcionar para o preenchimento dos campos faltantes.
Tratando pendências no cadastro de trabalhadores
Durante a inclusão de trabalhadores na Folha do OneFlow, algumas pendências podem impedir a conclusão do processo ou a correta geração das informações para o eSocial.
Abaixo, confira as situações mais comuns identificados no processo e como realizar os ajustes necessários.
Card de Cadastro em manutenção:
Essa pendência pode ocorrer por dois motivos diferentes durante o processo de inclusão ou alteração do trabalhador no OneFlow:
1) Alterações no contrato não salvas
1) Alterações no contrato não salvas
Essa situação ocorre quando alterações são realizadas no contrato do trabalhador, porém o processo não é finalizado através do salvamento das informações.
Como corrigir?
1.1) Acesse o menu lateral da Folha de Pagamento na aba Trabalhadores cliquem em Exibir todos (2).
1.2) Entre no Cadastro Do Trabalhador que esta em manutenção. O mesmo estará com o nome em vermelho indicando a pendencia no cadastro.
1.3) Acesse o Contrato Do Trabalhador.
1.4) Clique na opção Salvar no contrato.
1.5) Após Salvar o contrato, clique também em Salvar na tela Detalhes do trabalhador.
Após salvar as informações a pendencia será resolvida.
2) Contrato não efetivado
2) Contrato não efetivado
Essa situação ocorre quando o cadastro de um novo trabalhador é realizado, porém a efetivação do contrato não é concluída.
Como corrigir?
2.1) No Contrato do Trabalhador clique em Salvar.
2.2) E clique na opção Salvar e efetivar o contrato.
2.3) Clique em Salvar na tela dos Detalhes do trabalhador.
Após o processo de efetivação a pendência será resolvida.
Enviando eventos para o eSocial
As informações cadastrais inseridas no OneFlow devem estar compatíveis no eSocial. desse modo, ao salvar o cadastro do trabalhador , se a obrigação do eSocial estiver ativa o evento admissional (S-2190 - S-2200/ S-2300) será gerado automaticamente.
Poderá visualizar acessando o CARD correspondente a obrigação eSocial.
1) No OneFlow, acesse o dashboard Minhas Empresas e acesse o módulo Folha da empresa.
2) Estando no módulo Folha, no Painel de etapas (1), coluna Obrigações (2), clique no CARD eSocial (3).
3) Clique na aba Eventos (1), e poderá filtrar por tipo de evento, nesse exemplo: S-2200, o sistema irá listar os eventos transmitidos.
4) Movimentando a barra de rolagem no rodapé da tela, também poderá filtrar pela identificação do trabalhador: Matrícula, nome e CPF.
5) o sistema irá atualizar o status do eSocial, no contrato do trabalhador.
Perguntas frequentes
Como excluir uma admissão no Oneflow?
Como excluir uma admissão no Oneflow?
⚠️ Importante
Este processo deve ser realizado apenas em situações pontuais, como:
Desistência da admissão por parte do empregador.
Admissão realizada na empresa incorreta.
Admissão realizada na competência incorreta.
Ao excluir uma admissão já efetivada, o sistema enviará o evento S-3000 ao eSocial para exclusão do evento de admissão.
Para excluir uma admissão, siga conforme as orientações abaixo:
1) No OneFlow, acesse o módulo Folha (1) e clique em Abrir Folha (2) para acessar a empresa.
2) Acesse o Menu lateral da Folha (1) na aba Ambientes de Trabalho clique em Exibir todos (2).
Verifique se o trabalhador que terá a admissão excluída está vinculado a um ambiente. Caso exista um vínculo, selecione o trabalhador (1) e clique em Excluir Vínculo (2).
4) Acesse o Menu lateral da Folha (1) na aba Trabalhadores clique em Exibir todos (2).
5) Clique sobre o cadastro do trabalhador que será excluido:
6) Acessa a aba de Contratos (1), selecione o contrato (2) e clique em Excluir (3):
7) Após excluir o contrato, clique em Fechar.
8) Na tela de Cadastro de Trabalhadores, selecione o cadastro (1) e clique em Excluir (2):
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