Antes de iniciar as orientações de como incluir um novo cadastro, é importante lembrar que se o trabalhador já está informado no eSocial é obrigatório o processo de importação desses dados para o OneFlow. Caso seja incluído um funcionário que já existe no eSocial, o evento admissional será rejeitado.
Veja mais detalhes no artigo sobre importação
1) CADASTRAR CARGOS
O cadastro de cargos previamente registrado, facilita muito o processo admissional. Nesse cadastro você informa todos os dados relacionados ao cargo (Sindicato, jornada, remuneração) e no momento da inclusão do novo trabalhador, você vincula o cargo e as informações relacionadas ao cargo serão preenchidas no contrato do trabalhador automaticamente.
Faça a inclusão de todos os cargos exercidos pelos trabalhadores na empresa.
Esse cadastro é obrigatório independente da categoria, então devem ser informados todos os cargos, inclusive para Pro-laboristas e Autônomos. Porém, não precisa informar Sindicados ou Jornadas de trabalho para as categorias (Pro-laboristas e Autônomos)
2) INCLUIR O NOVO TRABALHADOR
No OneFlow a inclusão do cadastro do novo trabalhador , pode ser inserido pelo Portal do cliente e nesse caso será apresentado no painel de etapas, apenas para a efetivação do cadastro, ou pode ser inserido direto pelo módulo Folha, conforme orientado a seguir:
Após clicar em incluir, serão apresentadas as duas opções de inclusão: Preliminar e completa.
2.1 - Cadastro completo
Essa opção deve ser utilizada caso você tenha todas as informações referentes ao cadastro/contrato do trabalhador.
Após informar o CPF do trabalhador , o sistema apresentará a tela para inclusão dos dados pessoais. Se esse trabalhador já existir nessa empresa, o mesmo será apresentado para que seja inserido um novo contrato. Ou seja, no cadastro do trabalhador, podem existir um ou mais contratos.
Informe os dados do endereço. Ao informar o CEP, clique na opção "Pesquisar CEP" e o sistema fará o preenchimento automático.
Depois clique na aba Documentos e informe os dados.
Caso a CTPS seja digital, informe "SIM", e para as obrigações que exigem o prenchimento dos dados da CTPS nós fazemos de forma automática, a partir do número do CPF dos funcionários.
Na Aba Contrato - Clique na opção Incluir.
Serão apresentados os campos de acordo com a categoria informada.
1 - Informe a matrícula do trabalhador
Para empregados, o campo matrícula é obrigatório
Para Pro-laboristas e Autônomos em geral, o campo matrícula é opcional
Para Autônomos que não envia o evento do eSocial S-2300, esse campo não deve ser informado , para que não ocorram rejeição do evento eSocial
2 - Data de admissão
A data de admissão deve estar dentro do mesmo mês de competência.
3 - Cargo
Selecione o cargo previamente cadastrado, conforme orientado no item 1 desse artigo, ou pode clicar no botão "+" para incluir um novo cargo.
Após informar o cargo, os demais campos do contrato serão preenchidos automaticamente.
4 - Término do contrato determinado
Caso seja definido quantidade de dias de experiência no cadastro de Sindicato, o sistema irá sugerir nesse campo a data de término do contrato e informar no campo tipo de contrato: " Prazo determinado, definido em dias".
O sistema irá preencher os demais campos referentes aos dados do contrato, se desejar poderá alterar.
5 - Remuneração
O sistema vai sugerir a unidade de pagamento e valor conforme definido no cargo. Pode ser alterado se necessário.
Para a unidade de pagamento igual a "Não aplicável - salário exclusivamente variável", exige o prenchimento do campo: "Descrição do salário variável".
6 - Garantia mínima
Utilizado para quem recebe por comissão e que tem um valor de garantia mínima determinada. O sistema vai calcular a diferença a lançar a variável no recibo automaticamente, caso o valor da comissão seja inferior a garanta mínima.
7 - % de adicional noturno específico.
Utilizado para informar o percentual de adicional noturno, quando o funcionário recebe percentual superior ao informado no cadastro de Sindicato.
8 - Utilize para informar variáveis fixas
Selecione a opção "Todos os meses", para que o cálculo seja feito em todos os meses do ano.
Selecione a opção "Meses informados", e indique quais os meses do ano que a rubrica deve ser calculada.
Importante !
As rubricas já calculadas de forma automática pelo sistema (Salário base, impostos, benefícios), não devem ser informados nesse campo.
Beneficios
Para incluir beneficios para o trabalhador e/ ou dependentes , é necessário ter feio a inclusão do cadastro do benefícios. Esses dados são necessários porque são declarados na DIRF e eSocial.
Veja mais detalhes nesse artigo:
https://ajuda.omie.com.br/pt-BR/articles/6421376-desconto-de-assistencia-medica-e-odontologica
Após preencher todos os dados clique na opção "Salvar" e "Salvar e efetivar o contrato"
Dependentes
Informe os dependentes, se existir. Caso possua o benefício da pensão alimentícia ou salário família, informe os dados nas abas correspondentes.
2.2 - Relatórios admissionais
Após clicar em "Salvar", na tela do cadastro, o sistema apresenta a mensagem sobre os relatórios admissionais.
Serão gerados os documentos de acordo com a categoria do trabalhador. Basta marcar documento e enviar por e-mail ou via portal.
2.3 - Cadastro preliminar
Essa opção deve ser utilizada caso não tenha todos os dados necessários para cadastro completo do trabalhador e seja preciso cumprir o prazo legal de enviar para o eSocial os dados do trabalhador até um dia antes do início da prestação de serviços.
Antes de realizar o processamento dos recibos é necessário clicar na opção: "Gerar contrato completo " e incluir os dados do trabalhador.
2.4 - eSocial
As informações cadastrais inseridas no OneFlow devem estar compatíveis no eSocial. desse modo, ao salvar o cadastro, se a obrigação do eSocial estiver ativa o evento admissional (S-2190 - S-2200 / S-2300) será gerado automaticamente.
